עבודה נכונה מול כמה חברות השמה
ישנה אמונה תפלה הגורסת שככל שתשתמשו ביותר חברות השמה, כך, תגדילו את יעילות התהליך, בין אם אתם חברה שמחפשת עובד, ובין אם אתם עובד שמחפש חברה לעבוד בה. חיה בורנשטיין – מנכ"לית דיאלוג, מאמינה שהחשיבה הזו אינה נכונה, והיא פוגעת בתהליך ומסרבלת אותו. כל המרבה, הרי זה משובח? לא ממש.
חברת השמה עובדת מול שני סוגים של לקוחות – מצד אחד העובדים שמחפשים עבודה, ומצד שני, החברות שמחפשות עובדים. מאחר ולכל צד כזה יש מערך שיקולים שונה, חילקתי את הכתבה לשניים – כל חלק יתייחס לסוג אחד של לקוחות.
חיפוש עובד עצות – איך כדאי לחברות לעבוד מול חברות השמה?
חברות רבות במשק מאמינות, שככל שהן תשתמשנה ביותר חברות השמה, כך, תוצאות התהליך יהיו טובות יותר. לא רק שזה לא נכון, בשימוש במספר חברות השמה יש אפילו חסרון משמעותי.
חיה בורנשטיין, מנכ"לית דיאלוג: "אני אומרת בצורה הפשוטה ביותר, שאין שום יתרון בלהשתמש במספר גדול של חברות השמה. אני ממליצה להשתמש בחברה אחת, ובכל מקרה, בלא יותר משתי חברות השמה! החברה צריכה לבחור לעצמה עם מי לעבוד על סמך התמחות חברת ההשמה, גודלה ויעילותה של חברת ההשמה, והזריזות בה היא מצליחה לספק תוצאות. את החסרונות בשימוש במספר רב של חברות ההשמה, אפשר לחלק לנקודות הבאות:
א. שחיקת היתרון שבשימוש בחברת השמה - כשאתם מפרסמים משרה בלוח דרושים, הדוא"ל שלכם מוצף. חלק נכבד משגרת יומן של יועצות ההשמה שלנו מוקדש לניפוי קורות החיים הרלוונטיים למשרה, מבין קורות החיים שאינם רלוונטיים למשרה ( שכמו שכולנו יודעים מהווים את חלק הארי). זה היתרון הראשון בשימוש בחברת השמה – היא סופגת בשביל החברה את מבול חוסר-הרלוונטיות, ומעבירה לה כמות מדודה ומוסכמת מראש של קורות חיים רלוונטיים מאוד – אם חברה עובדת עם חברת השמה אחת, היא תקבל 10 קורות חיים מקסימום. אם היא עובדת עם עשר חברות השמה, משהו שעדיין נתקלים בו בלא מעט חברות, החברה תוצף בכ-100 קורות חיים. היתרון הזה, שבלקבל מספר מוגבל של קורות חיים, נשחק מאוד.
ב. אותו מחפש עבודה מספר פעמים – לכמות הגדולה, גם ככה, של קורות החיים, תוסיף את העובדה שחלק נכבד מקורות החיים האלו שייכים לאותם מחפשי עבודה (שמגיעים מכמה מקורות שונים), ונוצר לך פה הרבה 'רעש' לא יעיל שבהחלט ניתן היה למנוע אותו.
ג. סרבול התהליך – ניהול הגיוס, טיפול בקורות החיים המתקבלים, והמעקב אחר מחפשי העבודה, הוא גם ככה לא תהליך פשוט, במיוחד כשלחברה יש מספר משרות שהיא מנהלת דרך חברת ההשמה. כשהחברה עובדת עם יותר מחברת השמה אחת, הסרבול גדל פי כמה, וכך גם המקום לטעויות, כי על כל משרה שנפתחת או נסגרת, החברה צריכה לפנות למספר חברות השמה ולעדכן אותן".
אז מה מומלץ?
חיה: "אני ממליצה לחברה שזה תהליך ההשמה הראשון שלה, להתחיל עם שתיים-שלוש חברות השמה, ולצמצם את כמות החברות מולן היא עובדת לאורך הזמן, על סמך תוצאות, עד שהיא תגיע למצב בו היא עובדת מול חברת השמה אחת. לכאורה יש פה חרב פיפיות – אני ממליצה על חברת השמה אחת אבל אף אחד לא מבטיח לי שיבחרו בדיאלוג, ועם זאת, אני לוקחת את הסיכון ובהחלט עומדת מאחורי דברי - בראיה מערכתית, לחברה מומלץ לעבוד לאורך זמן עם חברה שהיא מכירה וסומכת עליה. זה מייעל את התהליך בצורה משמעותית, ומוריד את העומס ממחלקת משאבי האנוש. לא פעם, אני נתקלת בחברות מעולות שמשתמשות בעשר חברות השמה במקביל – כשאני שואלת אותן מדוע, הן אומרות שבדרך זו, מדי פעם מגיע אליהן מחפש עבודה שלא קיים אצלנו – ואני תוהה, האם זה שתשיגו מחפש עבודה בלעדי פעם בחצי שנה, שווה את כמות הזמן והאנרגיה שאתן מבזבזות במשך חצי השנה הזו, על תהליך לא יעיל הכולל עבודה מול כמות עצומה של חברות השמה?!".
יש עוד נקודות שהופכות את העבודה מול חברת השמה ליעילה ומשתלמת יותר?
חיה: "בודאי! יש כמה עקרונות ושירותים שחברות השמה מובילות מספקות, שמשדרגים את התהליך. כשאתם עובדים מול חברת השמה, חשוב שתהיו מודעים לקיומם של שירותים אלו, ושתקבלו אותם:
א. הכרות לאורך זמן – אני ממליצה לעבוד לאורך זמן מול חברת ההשמה (לא להחליף כל חצי שנה) וגם לדרוש לעבוד מול איש קשר אחד. בדיאלוג שיטת העבודה היא כזו, שיועצת השמה מוצמדת לחברה, והיא היחידה שמטפלת בהשמות של החברה הזו. עם הזמן, יועצת ההשמה מכירה את החברה הזו על בורייה, וכשאני אומרת 'מכירה' אני מתכוונת גם לרוח החברה, לתרבות האירגונית בה, לסוג העובדים שיצליחו בחברה הזו, ולא פחות חשוב, היא מכירה את איש/אשת משאבי האנוש מולו/ה היא עובדת, ואת סגנון העבודה שלו/ה. ההיכרות הזו מייעלת את התהליך גם לנו וגם לחברה עצמה, ובטח ובטח למחפשי העבודה, שבל נשכח, הם צד לא פחות חשוב בתהליך.
ב. לקוח VIP – כל חברה צריכה לעשות לעצמה את השיקול שלה – האם היא פונה למספר חברות השמה או שמא, עובדת מול חברת השמה אחת ונהנית ממעמד של "לקוח בלעדי". אנחנו בהחלט מתייחסים בצורה אחרת ללקוחות בלעדיים, וחשוב לי לציין שזה לא קשור לכמות ההשמה האבסולוטי שהחברה עושה דרכינו, אלא, בכמות ההשמות ביחס לגודל החברה – חברה שיש לה עשרה עובדים, ועושה שתי השמות בחצי שנה, בהחלט תחשב ללקוח VIP למרות הכמות המזערית יחסית.
ג. ייעוץ וערך מוסף – לחברות השמה וותיקות יש ערך גדול בתור צומת של מידע על מצב השוק והמגמות שלו. אנחנו לא רק משימים עובדים, אנחנו גם מייעצים. יועצות ההשמה נותנות פידבק לאיפיון המשרה ולשכר המוצע, על פי מצב השוק ועל פי איכות מחפש העבודה עצמו. במידה והחברה מעוניינת במחפש העבודה, ואם ידוע לנו שמחפש העבודה עומד לחתום במקום אחר, או קיבל הצעה טובה יותר, אנחנו מיידעים את החברה, על מנת למנוע מתהליך מוצלח להשמט לה מבין הידיים. את כל השירות הזה, חברות שעובדות איתנו בצורה ארעית, לפעמים מפספסות מתוך חוסר מודעות לכך ששירות כזה קיים.
ד. שירות לכל צרכי הגיוס – בשיחות עם מנהלי משאבי אנוש בחברות, אני אומרת להם לא פעם - למרות שדיאלוג מוגדרת כחברת השמה בתחום ההייטק, אין משרה שהחברה שלכם זקוקה לה, שדיאלוג לא מסוגלת למצוא לה מחפשי עבודה רלוונטיים – מלבד אנשי חומרה ותוכנה, שהם אנשי הייטק "קלאסיים", אנחנו משימים גם מהנדסי תעשיה וניהול, מנהלי מחסן, פקידי קבלה, רואי חשבון אנשי מכירות, ולא פחות חשוב, גם עובדים בדרגים גבוהים מאוד, כגון VPR&D. המגוון העצום הזה מעניק לחברה יתרון – היא יכולה להיות שקטה ובטוחה, שכל עובד שהיא תצטרך, חברת ההשמה תמצא בשבילה, והיא לא צריכה לעבוד מול חברת השמה נפרדת לכל מקצוע ותפקיד.
ה. הסכם לא מחייב – הנקודה האחרונה שאני רוצה להתייחס אליה, והיא לא פחות חשובה, היא להקפיד על הסכם עבודה לא מחייב בין חברת ההשמה לחברה המגייסת - במידה והחברה לא מרוצה מהתוצאות, היא הרי תמיד יכולה להחליף חברת השמה, או לצרף חברת השמה נוספת. אין פה בלעדיות ואין פה התחייבות, כך שההסתכנות מצד החברות לא קיימת".
נעבור למחפשי העבודה:
למקומות, הכן קורות חיים – שלח! איך כדאי למחפשי עבודה לעבוד מול חברות השמה:
אם אתם מחפשים עבודה, לבטח תנקטו בגישה המאוד רווחת בשוק, תבדקו את לוחות המשרות כל שעה עגולה ותשלחו לכל חברות ההשמה הקיימות את קורות החיים. יש לא מעט עובדים המאמינים שזוהי הגישה הטובה והיעילה ביותר, בחזקת "למה לא לתת לכולם לעבוד בשבילי". למרות שזו גישה רווחת, יש יתרון בתהליך מסודר ומאורגן, שלא יגרום לכך שקורות החיים שלכם ינוהלו במקביל על ידי מספר רב של חברות השמה. את ההמלצות להתנהלות מול חברות השמה, ניתן לחלק לשני סוגי מחפשי עבודה:
עובד וותיק – אם כבר עבדתם בעבר עם חברות השמה, סביר להניח שלמדתם מניסיונכם שהתוצאות שכל חברה מספקת הן שונות. זה השלב בו מומלץ להתחיל לצמצם את כמות חברות ההשמה איתן אתם עובדים, בהתבסס על תוצאות העבר. חיה מסבירה למה מומלץ לא להמשיך לעבוד עם כמות גדולה של חברות השמה:
חיה: "לא מעט מחפשי עבודה שמגיעים אלינו, מציינים שהם לא עובדים רק איתנו. לדידם, אם יש X משרות בתחום שלהם, וחברת ההשמה דיאלוג מטפלת ב-x/5 משרות מתוכן, וחברת השמה אחרת מטפלת ב-x/5 אחר מתוכן, אזי, אם אותו מחפש עבודה יעבוד עם חמש חברות, תיאורטית לפחות, הוא יכסה את כל המשרות בתחומו במשק. החשיבה הזו הגיונית אבל לא נכונה. מאחר ורוב החברות במשק, בחפשן עובד, מוציאות את אותה המשרה למספר חברות השמה מובילות במקביל, 90% מהמשרות חופפות. בעשותו כן, אותו מחפש עבודה יקבל פניה ממספר חברות, כולן בלי יוצא מן הכלל, על אותה המשרה. אני ממליצה למחפשי עבודה להימנע משליחת קורות החיים לאותה המשרה דרך מספר חברות, אבל בהחלט לא שוללת שליחת קורות חיים למשרה ייחודית שמצאתם ברשת".
יש סוג מסויים (וחשוב) של עובדים שדווקא כן כדאי שיחפשו עבודה דרך כמה חברות במקביל:
עובד חדש – מאחר ואתם עדיין חסרי ניסיון, אין טעם שתיצמדו לחברת השמה אחת (אלא אם קיבלתם המלצה מחברים שמכירים). אם זו העבודה הראשונה שלכם, עוד אין לכם ניסיון ואתם לא ממש יודעים איפה להתחיל, מומלץ לכם להיכנס ללוח המשרות שלנו, לחפש את התחום או התחומים בהם אתם מעוניינים לעסוק, ושיש לכם השכלה רלוונטית אליהם. בידקו האם יש משרות בתחום, והאם אתם עומדים בדרישות הסף שלהן, ואם כן, שילחו את קורות החיים.
חיה:"יש חשיבות ליצירת הקשר הראשוני הזה עם חברות ההשמה, שהרבה מחפשי עבודה חסרי ניסיון לא מודעים לו. כשקורות החיים של מחפש העבודה נקלטים אצלנו במערכת, הוא כאילו מודיע לנו "אני קיים, אני מחפש עבודה". כשהוא מתאים למשרות שדיאלוג מטפלת בהן, אפילו אם אין לנו משרה כזו להציע לו כרגע, נראיין אותו בכל זאת, ובכל פעם שמשרה שמתאימה לו תגיע, נשלח את קורות החיים שלו למשרה זו".
בין אם אתם מחפשי עבודה חדשים, שזה תהליך חיפוש העבודה הראשון שלהם, ובין אם אתם שועלי קרבות ותיקים בשוק העבודה, שאת קורות החיים שלהם ניתן לדחוס, בקושי רב, לתוך שני דפי A4, להלן כמה עצות שימושיות לגבי צורת ההתנהלות מול חברת ההשמה – גיזרו ושימרו:
יחס אישי – כל מי שפנה אלינו, ונמצא מתאים למשרות בהן אנחנו מטפלים נשמר אצלינו וכך אנחנו יכולים ללוות את מחפש העבודה בעתיד , להמליץ לו לאילו משרות להגיש מועמדות, ולאן לקדם את הקריירה שלו.
חיה: "אני ממליצה למחפשי עבודה שמרואיינים על ידינו לזכור את שם יועצת ההשמה שטיפלה בהם. רוב יועצות ההשמה שלנו הן וותיקות, והן זוכרות מחפשי עבודה מן העבר, והיחס שלהן אל מחפש עבודה שהן זוכרות הוא אישי. הפן האישי הזה מתבטא בהיכרות טובה עם מה שמחפש העבודה מחפש, בהמלצה לגבי ציפיות השכר, במעקב אחרי התהליך מול החברה ובזירוז התהליך הזה, אם הוא נתקע בשלב כלשהו, לכן, יש יתרון גדול בלחזור ולעבוד עם חברת ההשמה איתה עבדתם גם בעבר. היכולת שלנו להמליץ על מחפש עבודה שכבר נקלט על ידינו, היא יכולת שמבוססת על ניסיון מעשי. כשאני אומרת לחברה 'הוא עובד טוב מאוד, הוא עבד ב-X וקיבל רשמים מעולים' זה בהחלט עושה את ההבדל".
אל תראו נואשים – מחפשי עבודה רבים מאמינים שאם הם ישלחו את קורות החיים שלהם לאותה המשרה דרך מספר חברות השמה, הם יגדילו את הסיכויים שלהם להתקבל לראיון בחברה המגייסת.
חיה: "את ההתייחסות לנקודה הזו צריך לחלק לשניים:
א. כשקורות החיים של מחפש העבודה מגיעים מכמה מקורות שונים, זה יוצר תחושת נואשות – המחפש פשוט יורה את קורות החיים שלו לכל משרה שנראית לו רלוונטית, וקורות החיים מגיעים לאותו מנהל משאבי אנוש, מספר רב של פעמים. הרושם שזה מותיר אינו טוב.
ב. מחפשי עבודה נוטים לחשוב שאם אצלנו נסנן אותם, בחברת השמה אחרת הם לא יסוננו. בשונה מהמקובל לחשוב, חברות ההשמה לא קובעות את דרישות המשרה. החברה שמגייסת את העובד קובעת אותן. הדרישות שניתנו לחברות ההשמה הן זהות לפיכך – זה לא שהחברה אומרת 'אוקי, לדיאלוג אני אתן דרישות כאלו, ולחברת השמה אחרת אני אתן דרישות קצת פחות נוקשות'. זה נכון שקיים סיכוי שיועצת השמה בדיאלוג תעביר קורות חיים שבחברת השמה אחרת לא היו עוברים הלאה, אבל זה מקרה יוצא דופן שאין בו להעיד על הכלל. החברות מולן אנחנו עובדים מחפשות עובד שיתאים לדרישות שהועברו אלינו, ולמרות שיש מקום לגמישות מצידנו, אין הרבה מקום, לא בדיאלוג, ולא בחברות השמה אחרות".
מחפשי עבודה VIP – יש יתרון עצום במחפש עבודה שאנחנו יודעים בוודאות שהוא עובד רק איתנו, ושמועמדותו מול חברה איתה אנחנו עובדים, לא תקום ותיפול בגלל מרדף אחר השעון.
חיה: "אם מחפש העבודה מתאים למשרות שיש לנו, תמיד נשלח אותו לכל משרה שהוא מתאים לה (בין אם הוא עובד רק איתנו ובין אם לא), אבל מעשית יש הבדל בין מחפש עבודה שעובד רק איתנו, לבין מחפש עבודה שמפזר את קורות החיים שלו – כשיועצת ההשמה שולחת מחפש עבודה טוב לכמה משרות, ובכל משרה אליה הוא נשלח אומרים לה שהוא כבר מוכר (שמשמעו – קורות החיים של הלז הגיעו ממקור אחר), יועצת ההשמה יודעת שהסיכוי שהיא תצליח למצוא לעובד כזה עבודה דרכנו אינו גבוה. מאחר ואנחנו מעדיפים לא להציף את החברות שעובדות מולנו במספר גדול של מחפשי עבודה per משרה, כמות מחפשי העבודה שיש באפשרותנו לשלוח היא מוגבלת מלכתחילה, ובהחלט נעדיף לשלוח מחפש עבודה שאנחנו יודעים שקורות החיים שלו לא יגיעו ממקור אחר מלבדנו, במקום לתפוס את המקום שלו במחפש עבודה, שסביר שאנחנו לא היחידים שנשלח את קורות החיים שלו למשרה, ושהסיבה היחידה שהוא לא יתאים, תנבע מהעובדה שלא היינו מהירים מספיק בשביל לשלוח אותו ראשונים".
החיפזון מן השטן – כשהמשק אינו נתון במשבר, רוב עובדי ההייטק מחפשים עבודה בעודם מועסקים. אם אינכם נמצאים במצב בו אתם חייבים עבודה כאן ועכשיו (בעקבות פיטורין, למשל), נהלו את חיפוש העבודה שלכם בצורה שקולה ומדודה, שתאפשר לכם גם דיסקרטיות. פנו לחברת ההשמה, ודאגו לעדכן אותה שאתם מחפשים. מאחר שאתם עדיין עובדים, הקציבו לתהליך זמן ארוך ונהלו אותו במתינות.
חיה: "גם פה ניתן להבדיל בין שני מקרים שונים לחלוטין:
א. אדם שעובד ומחפש עבודה תוך כדי – מחפש עבודה שעובד אינו בלחץ כי הוא מקבל משכורת. התהליך שלו יכול להיות איטי, מדוד ושקול. פניה לכמה חברות השמה תפציץ לו את תיבת הדואר, ואת הטלפון ובחלק נכבד מהמקרים, הוא יקבל את אותה המשרה מכמה חברות במקביל. כל מי שמחפש עבודה יודע שגם כשעובדים מול חברת השמה אחת, קשה לעקוב אחר כל המשרות אליהן פנית, בלי לערוך רישום מסודר. עכשיו קחו את המצב הזה, והכפילו אותו פי כמה, ותראו איזה בלאגן זה יוצר. מעבר לכך, יש את נושא הדיסקרטיות. הדבר האחרון שמחפש עבודה רוצה הוא שקורות החיים שלו ישלחו בטעות למנהל שלו. הסיכוי אמנם קטן, אבל ככל שאתה פונה ליותר חברות השמה, ככה, היכולת לשלוט על התהליך ולשמור שהוא יהיה מאורגן קטנה, ואיתה, גדל הסיכוי לטעויות.
ב. אדם מובטל שמחפש עבודה - המקרה הזה אינו זהה למקרה הראשון. אדם שאינו עובד, ומצבו הוא כזה שמצריך אותו למצוא עבודה כמה שיותר מהר, ייטה לעשות מהלכים דראסטיים יותר, ויפיץ את קורות החיים שלו לכמה שיותר גורמים, בחזקת 'שלח לחמך על פני המים'. במצב כזה, אני יכולה להבין את גישתו מחפש העבודה. הוא זקוק לעבודה כרגע, והוא לא יכול להתחייב לחברת השמה אחת – למרות שחיפוש מסוג זה אינו חף מחסרונות, שהוזכרו למעלה".
אז מה מומלץ למחפשי עבודה לעשות?
חיה: "אני ממליצה למחפשי עבודה להיכנס ללוח המשרות של דיאלוג ולשלוח קורות חיים למשרות בתחומם. תנו לנו שלושה שבועות למצוא לכם משרה, תוך שאתם מדגישים שאתם עובדים איתנו בלעדית – לא מצאנו? צרפו חברה נוספת. לכאורה, זו התחייבות מאוד גדולה, אבל אני בהחלט מאמינה שלא תהיה לנו בעיה לעמוד בזה (בהנחה שלמחפשי העבודה יש את הניסיון וההשכלה הרלוונטיים). בכל מקרה, היתרונות למחפש שווים את המחויבות הקצרה, ודחייה של שלושה שבועות היא משהו נסבל גם לאדם שאינו עובד".
סיכום
בין אם אתם מחפשים עבודה או מחפשים עובד, שימוש בכמה חברות השמה הופך את התהליך למורכב יותר, ואת חברות ההשמה למחויבות לכם פחות. ההיכרות עם חברת ההשמה היא משהו חשוב, מכיוון שכך, התהליך הוא אישי יותר, וישנו מעקב לאורך זמן, מה שמאפשר עקביות וקונסיסטנטיות בהשמות עתידיות. במידה ובחרתם לעבוד עם חברת השמה אחת, דאגו ליידע את יועצת ההשמה כבר בתחילת התהליך, וציינו את משך זמן הבלעדיות שהקצבתם לה.
מידע נוסף
