כך תמנעו מישיבות לא פרודוקטיביות

יש פיל בחדר הישיבות שאף אחד לא מדבר עליו: ישיבות עולות הרבה כסף. במהלך הישיבה הבאה שאתם משתתפים בה, נסו לחשב את העלות לשעת עבודה של כל אדם בחדר. ואז דמיינו שאתם כותבים את הצ'ק לתשלום לאותה ישיבה. אם הכסף הזה היה יוצא מהכיס שלכם, עדיין הייתם מקיימים את הישיבה?

האם הייתם מקיימים ישיבות בכלל? אלא גם בקידום תוכניות, קבלת החלטות ופרודוקטיביות.

לפי חלק מהערכות, מנהלים מבזבזים 23 שעות בשבוע בישיבות. מחקרים מצאו שבארגונים עם דפוסי ישיבות לקויים (כמו דיבור שלילי או סטייה מנושא הדיון) היו רמות נמוכות יותר של ניתוח שוק, חדשנות ואף של יציבות עובדים.

בשורה התחתונה, כל ישיבה שלא מייצרת ישירות הכנסות או חיסכון בעלויות - בצורה של החלטות משמעותיות או תוכנית פעולה קונקרטית - היא בזבוז כסף.

אז אם אתם מנהלים צוות או מזמנים בעצמכם ישיבות, אנחנו מבינים שיש לכם בכל זאת צורך בישיבות עבודה. לכן הכנו לכם רשימה של חמשת הבעיות הנפוצות בישיבות, כדי שתוכלו להימנע מהן ולהפוך את הישיבות הללו להרבה יותר פרודוקטיביות.

בעיית הסקירה כללית

העברת מידע היא חלק אינטגרלי מהישיבה, היא לא יכולה להיות מהות הישיבה. לו"ז של ישיבה בכלל לא צריך לכלול את המילים מידע, סקירה כללית או דיון אלא רק פעולות נגזרות להמשך (מה שנקרא - אקשן אייטמס) כמו: "קביעת תאריך השקת מוצר" או "בחירת מפרט חדש למוצר" או כל דבר שבאמת דורש מקבוצה לקבל החלטה.

ואם בכל זאת צריך להעביר מידע? שתפו אותו לפני הישיבה. אם הקבוצה צריכה לקבל החלטה במהלך ישיבה, הם צריכים לקבל את המידע מספיק זמן מראש.

כפולות של חצי שעה

אורך הישיבה הוא ברירת מחדל סטנדרטית. לוחות שנה מעוצבים בדרך כלל בגושים של 30 או 60 דקות. בנוסף, אנו מתוכנתים לצפות שדברים יתחילו ויגמרו בשעות עגולות, נניח 9:00 או 10:30

כך שישיבה שתתחיל בשעה 9 מתוכננת בדרך כלל להימשך עד 9:30 או 10, גם אם 10 דקות זה כל מה שנדרש כדי לקבל החלטה. העניין הוא שתמיד זמן הישיבה מתמלא. מתי הפעם האחרונה שישיבה בה השתתפת הסתיימה מוקדם מהצפוי?

זה כמו לעבור לבית גדול יותר - לא משנה כמה מקום יש לכם, בסופו של דבר אתם ממלאים אותו בדברים. במקום זאת, החליטו מראש כמה זמן ישיבה אמורה להימשך אך ורק על בסיס מה שאתם צריכים להשיג בישיבה הזו- ותו לא. ואז קבעו את הזמן בהתאם. ספרו לכולם שהישיבה תסתיים בזמן, לא משנה מה. אם אתם זקוקים ל 10 דקות בלבד, קבעו 10 דקות – והיצמדו לכך.

ותכל'ס תשאלו את עצמכם - אם אתם זקוקים לעשר דקות בלבד, אתם באמת צריכים את הישיבה?

"אני מגיע עוד 2 דקות, חכו לי"

זה קורה כל הזמן. כמה אנשים מגיעים לישיבה מוקדם. הם מתחילים לפטפט. החדר מתמלא. הגיע הזמן להתחיל, אבל לא כולם הגיעו עדיין אז מחכים. ומחכים עוד קצת. ועוד.

במקרה השני אתם מתחילים את הישיבה והמאחרים עוצרים את ה-Flow מתעדכנים ומעכבים את המשך הישיבה. באופן כללי כדאי להנחיל תרבות שבה מגיעים לישיבות בזמן. התחילו כל ישיבה בזמן הקבוע שלה בלי לחכות למאחרים.

"אני רק חושב בקול רם"

סיעור מוחות הוא חלק אינטגרלי וחשוב בישיבה שניתן להשיגו רק עם כמות משתתפים. הבעיה מתחילה בישיבות בהם לא אמור להיות סיעור מוחות. ישיבות שהמשתתפים בהם היו אמורים להגיע כבר עם דברים קונקרטיים המבוססים על מידע שנתתם מראש.

אם תייצרו ישיבות שהמשתתפים מוכנים מראש, תצמצמו משמעותית מחשבות בקול רם על דברים חצי אפויים של המשתתפים שרוצים לחלוק רק בגלל שהם מרגישים צורך להשתתף או רוצים להיראות חכמים.

"שמישהו יסגור את הפינה הזו"

ישיבות טובות מסתיימות באקשן אייטמס כמו שאמרנו, אך אקשן אייטם הוא לא ממש כזה אם הוא אף פעם לא מתבצע. צריך תמיד לקבוע מה, מי ומתי. בעצם, צריך לקבוע תמיד את הבעלות על האקשן אייטם הזה. כדאי לשלוח מייל מסכם עם האקשן אייטמס וה-Owner שלהם, מניסיון זה עובד.

אל תיתנו לבעלות להיות מטושטשת או לא ברורה. אקשן אייטם ללא בעלים ברור הוא כמו עטיפה של ארטיק זרוקה על הרצפה - זו אחריותו של 'מישהו אחר', או אפילו של 'כל אחד'. מה שאומר שבמהרה זה הופך לאחריותו של אף אחד.

"חשוב לשפר את עבודת הצוות"

פעמים רבות אנו סבורים שבאמצעות ישיבות משותפות או הימצאות יחד, אנו גורמים לכך שצוות העובדים יהיה מגובש.

חברי הצוות אכן צריכים לעבוד יחד בצורה טובה, אולם קשרי עבודה טובים ובריאים לא נוצרים מישיבות, אלא כשאנשים עובדים יחד למען מטרה משותפת - והם מסוגלים לסמוך אחד על השני לעשות את שלהם, לעמוד בהתחייבויות ולבצע את הדברים.

בקיצור, מערכות יחסים טובות בעבודה מתרחשות אחרי שמניבים יחד תוצאות מוחשיות ומשיגים מטרות משמעותיות.

בשורה התחתונה, ישיבות אכן נצרכות במהלך העבודה אבל בהחלט כדאי לצמצם אותן מינימום ההכרחי וגם בישיבה עצמה צריך להיות פרודוקטיבים. אם תתמידו בכך, יהיה לכם יותר זמן להיות פעילים וליצור משהו בעל ערך, מה שיוביל בתורו לעובדים שמחים ויעילים יותר שמנצלים את הזמן שלהם טוב יותר.