המדריך לגיוס עובדים פרק 8 - היום הראשון בעבודה

כולנו זוכרים את היום הראשון בבית הספר, בבקו"ם ובאוניברסיטה, ואת תחושות ההתרגשות (והדאגה) שימים כאלו מעוררים. היום הראשון בעבודה חדשה לא שונה מהחוויה הזו - הוא יכול להיות לא נעים, אם מקום העבודה החדש שלכם לא התכונן לבואכם כמו שצריך, והוא יכול להיות נהדר וקליל, אם כל ההכנות לקליטתכם נעשו בצורה יעילה. אז איך מקלים את חבלי הקליטה על עובד חדש - רצוי לקרוא!

חברות רבות משקיעות לא מעט כסף באיתור העובד החדש שלהן, אבל כמעט ולא משקיעות מאמץ ביום שלאחר החתמתו על חוזה העסקה. תהליך קליטת והכשרת עובדים חדשים הוא תהליך ארוך ומורכב, שיכול להמשך חודשים ארוכים ואפילו שנים - אבל גם תהליך ארוך מתחיל בשלב הראשון - יומו הראשון של העובד בעבודה. היום שיותיר לא מעט רשמים במוחו של אותו עובד, והוא עשוי לקבוע את רמת נאמנותו של העובד לחברה שלכם. אסור לזלזל בשלב זה של תהליך קליטת העובד, לכן, הרכבנו רשימה שכדאי שתוודאו את קיומה:

מצוקת חניה, שומר כעוס ופינת מחשב לא קיימת

הדרך הטובה ביותר לוודא שהכנתם את כל מה שדרוש בשביל העובד החדש, היא להרכיב נוהל עבודה מסודר לקליטת עובד, שיהפוך את התהליך לברור ויעיל. רצוי שתעברו בין המחלקות הרלוונטיות, ותבקשו מכל נושא תפקיד שיפרט את השלבים שהוא אמור לבצע, ולאחר סיום הרכבת הרשימה, תעברו על כל הסעיפים בה, ותוודאו שכל אחד מהם בוצע כהלכה. באופן כללי, אלו הדברים שאתם צריכים לשים אליהם לב:

• דאגו לסביבת עבודה - אלא אם נהוג בחברה שלכם שלא להקצות מקום ישיבה קבוע לכל עובד, דאגו להכין לעובד החדש פינת ישיבה מאורגנת היטב - בידקו שהמחשב עובד, שהסיסמאות וההרשאות שהוא זקוק להן הוקצו בצורה מסודרת, שהתוכנות אותן הוא יצטרך מותקנות על המחשב וכו'... באותה הזדמנות, דאגו לצייד את פינת העבודה בכלי כתיבה, במהדק, בדפים וכו'...ולא לשכוח לעשות QA על הכיסא (בעיקר אם הוא יד שנייה).
• דאגו לחונך - אף אחד לא אוהב להתחיל לעבוד בלי לדעת מי נגד מי ומה עושים עם זה. הצמידו לעובד החדש, בשבוע/חודש הראשון (תלוי כמה מסובך התהליך) מישהו שיעבוד בצמידות אליו, ילמד אותו את העבודה ויענה לו על שאלות. חשוב שהחונך יהיה עובד שאתם סומכים עליו גם מבחינה מקצועית וגם מבחינה אישית - אחרי הכול, אם החונך יזלזל בחברה ובכללי ההתנהגות בה, הוא עשוי להוציא את העובד החדש לתרבות רעה, ולהנחיל לו נורמות התנהגות ועבודה פסולות.
• דאגו לחומר לימודי מאורגן - מאחר והחונך לא יוכל להתפנות לחלוטין, דאגו שהחומר הנדרש לעבודה יאוגד בצורה מאורגנת, כדי לאפשר לעובד החדש להמשיך ללמוד לבד. שבו עם איש מקצוע ובנו את החומר בצורה הדרגתית - מן הקל אל הקשה, וודאו שהחומר שהרכבתם מכסה את כל הידע שהעובד החדש צריך לרכוש.
• השתלבות מקצועית וחברתית - הכירו לעובד החדש את המנהלים תחתיהם/ מעליהם הוא עובד, אם יש כאלו, את הצוות לו הוא שייך או שאותו הוא מנהל, ואם החברה לא גדולה, עברו איתו בין המשרדים השונים, גם כדי שיבין את ההיררכיה הארגונית, וגם כדי שהעובדים ידעו שיש עובד חדש. אין דבר מבודד יותר לעובד חדש, מאשר לנסות להבקיע את דרכו לתוך קבוצות חברתיות קיימות. אם בחברתכם נהוג לצאת לארוחות צהריים ביחד, אל תחכו שהעובד החדש ימצא עם מי לצאת להפסקה - קחו אותו אתכם בימים הראשונים ובמהלך ארוחת הצהריים, שבו עם עוד אנשים ונסו לגרום לו להשתלב בשיחה.
• הכינו מקום חניה - אם לעובד החדש שלכם יש רכב, ואם נהוג לשמור חניות לכל עובד, דאגו לעדכן את אחראי צי הרכבים שלכם לשריין לעובד החדש מקום חניה. דווחו לו על מספר הרכב מראש, ועל המקום שיש לשמור לו, ואל תשכחו להוריד את הפרטים האלו למאבטח בכניסה לחניון, אם יש כזה.
• מינהלות - עדכנו מראש את כל הנוגעים בדבר, שהעובד החדש מתחיל לעבוד. ארגנו "שרשרת חיול" קבועה ומוסדרת לקליטת עובדים חדשים, שכוללת את כל שלבי המנהלה אותם צריך לעבור אותו עובד - החל מקבלת כרטיס עובד חדש, כדי שיוכל להיכנס למשרד, דרך מפתחות לבניין (אם זה נהוג בחברה), וכלה בטפסים של מחלקת החשבונות שהוא צריך למלא ביומו הראשון.
• עשו לעובד שיחת הכירות ונהלים - הסבירו לעובד החדש על נהלי העבודה: שעות התחלה וסיום, היחס לשעות נוספות, למי הוא מודיע על ימי חופשה או מחלה, האם אוכל מסופק על ידכם או שמא, הוא צריך להביא אוכל מהבית, מהו קוד הלבוש בחברה ואם קיים כזה...קחו בחשבון שלא מעט עובדים מרגישים לא נעים לשאול את השאלות האלו ובצר להם, הם עשויים לשאול את אחד העובדים, ולקבל תשובה שתשריש מנהגים פסולים.
  שירה למדה את זה בדרך הקשה
  על מנת להבין עד כמה היום הראשון מהותי, מצורף הסיפור האמיתי הבא. השמות והפרטים שונו כדי למנוע את חשיפת זהות המעורבים:

לפני כשנה וחצי, שירה (שם בדוי) התחילה לעבוד כמנהלת שיווק בחברת הייטק קטנה וותיקה. התפקיד ששירה מילאה היה תפקיד חדש בחברה, שלא אוכלס על ידי קודמים לה. כתוצאה מכך, על שירה הוטלה המשימה לבנות את התפקיד מאפס, ומאחר ולא היו קודמים לה בתפקיד, היא נאלצה ללמוד אותו בלי חפיפה. שירה הגיעה עם ידע בשיווק, אבל ללא ידע כלל במוצר אותו פיתחה החברה.

שירה: "חשבתי לעצמי - כמה מסובך זה יכול להיות? אני אשב עם סמנכ"ל השיווק ואלמד ממנו בהתחלה, אקרא לבד את החומר הרלוונטי, ואיעזר בעובדים המקצועיים כשלא אבין משהו". הסמנכ"ל הניח על שולחנה של שירה שתי חוברות עבות כרס ואמר לה שאם משהו לא מובן, היא מוזמנת להטריד אותו בכל רגע עם שאלות.

שירה: "הרצון שלו היה במקום, אבל הלכה למעשה, הוא היה עסוק 24/7! היה בלתי אפשרי לתפוס אותו לחמש דקות שיחה אפילו, כי הוא היה או בטלפון כל הזמן, או בפגישות, או מחוץ למשרד. החוברות שקיבלתי היו, מבחינתי, ביפנית מדוברת, ואפילו לא ידעתי מאיפה להתחיל. בפעם היחידה שהצלחתי לתפוס את הסמנכ"ל, הוא הורה לי לשבת עם רמי, ר"צ וותיק. כשניגשתי לרמי, נתקלתי בחוסר שיתוף פעולה מופגן, והיה מסובך מאוד להוציא ממנו אפילו את המידע הבסיסי ביותר. חרקתי שיניים בשביל ללמוד את החומר ועשיתי לא מעט טעויות שחלקן עלו כסף רב לחברה".

החלום לעבוד בחברה ששירה נאבקה להתקבל אליה, דהה ונגוז. במקום, שירה מצאה את עצמה חוזרת הביתה בשבועות הראשונים עייפה ומותשת.

שירה: " קשה לי לפרוט למילים את תחושת התסכול שחש עובד, כשהוא צריך להיאבק בשביל לעשות את המובן מאליו. עובד לא צריך להתחנן שילמדו אותו, זה צריך להיות האינטרס והצורך של החברה".

מה היית משנה בחברה הזו לו יכולת להחזיר את הגלגל אחורה?
שירה: "חברה צריכה להבין שגם כשלא מדובר בבניית תפקיד חדש מאפס, הגדרות התפקיד צריכות להיות תפורות מכל כיוון. העובד החדש צריך לקבל את כל הסיוע כדי להצליח - כי הצלחה שלו היא ההצלחה של החברה. אם אין סינרגיה בין עובדים, זה כמו שעון, שאחד מגלגלי השיניים שלו שבור".

שירה עזבה את החברה לפני מספר חודשים. את חיפוש העבודה היא התחילה חצי שנה בלבד (!) לאחר שהיא התקבלה למקום העבודה הזה, ולמרות משכורת נדיבה מאוד ותנאים לא רעים, היא פזלה לצדדים. המקרה של שירה מדגים בצורה קיצונית, איך חברה שלהוטה לגייס, אבל לא משקיעה במה שקורה לעובד מרגע שהוא התקבל לחברה, עשויה לאבד אותו הרבה יותר מוקדם מהרצוי, והכול בגלל תפישה מוטעית שנובעת מהמחשבה שברגע שהחתמת את העובד, החלק שלך בתהליך הסתיים.