המדריך לגיוס עובדים פרק 1 - איך מאפיינים משרה?

לפני שאתם מפרסמים מודעת דרושים, הרבה לפני שאתם מתחילים לזמן לראיון, ואפילו לפני שאתם מתחילים לפנות מקום חניה לרכב הליסינג של העובד/ת החדש/ה, חשוב שתשבו עם עצמכם ותנסו להבין מה אתם מחפשים - עובד הוא עובד מוצלח, רק כשיש לו את הכישורים הרלוונטיים למשרה שלכם, והמשרה שלכם היא משרה מוצלחת, רק כשהיא ממלאת את הצורך של החברה.

המדריך למגייס הוא סדרה של כתבות, שבוחנת את השלבים בדרך לגיוס עובד חדש. המדריך הוא כלי יעיל למגייסים, אבל גם למרואיינים - שלראשונה, יזכו להצצה על התהליך, כפי שהוא מתבצע מאחורי הקלעים.

כשהמשרה לא מאופיינת נכון, גם אם העובד שהשגתם הוא "התותח הכי גדול במשק בתחומו", הוא עלול להיכשל בתפקיד בגלל שהוא בכלל לא מתאים לדרישות של החברה. כל תהליך טוב מתחיל בתכנון מאחורי הקלעים, וגיוס עובדים אינו שונה בזה - עוד בטרם אפיינתם את המשרה, עליכם להגדיר מספר דברים:

• מהם יעדי המשרה
• מהן דרישות המשרה שיובילו ליעדים אלו
• מהם הכישורים שצריכים להיות לעובד המתאים למשרה זו
• מהו התקציב שעומד לרשותכם

גיוס עובדים-תביאו לי מהנדס!

פתאום קם אדם בבוקר ומחליט שהוא לא יכול להספיק את המשימות עם הצוות הנוכחי. זהו הרגע בו כדור השלג של גיוס העובד מתחיל להתגלגל. מרגע שנוצרה דרישה לעובד חדש, תהליך הגיוס נכנס לשלבו הראשון - שלב אפיון המשרה; זהו השלב בו החברה מנסה להבין מי הוא בעצם העובד לו היא זקוקה, ומהו התקציב שעומד לרשותה לשם כך. על מנת להבין איך אפיון המשרה מתבצע הלכה למעשה, פנינו אל דנה שחר סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת RADCOM בעברה, כדי שהיא תסביר לנו איך מנוהל התהליך מתחילתו ועד סופו;

כיצד מגייסים עובדים?

תהליך אפיון המשרה מתחלק לחלק המקצועי, שמבוצע על ידי המנהל המקצועי של העובד, ולחלק של משאבי האנוש, שמתאים את הציפיות המקצועיות לראי המציאות. לשני חלקים אלו קודם תהליך אישור התקן למשרה, שבו נקבע התקציב והשכר. חלק זה מבוצע מאחורי הקלעים על ידי הסמנכ"ל, מחלקת משאבי האנוש או מחלקת הכספים (משתנה מארגון לארגון).

דנה: "ברגע שנוצרת דרישה לעובד חדש, הדבר הראשון שיש לעשותו הוא להכין תיאור משרה מפורט ככל האפשר של התפקיד. בגלל שבמשק הישראלי אין סטנדריזציה של שמות, אותו ה-Title יכול לבטא שני תפקידים שונים במהותם, בחברות שונות, ולפעמים אפילו במחלקות שונות באותה החברה".

שלב 1: מנהלים, הכינו תיאור משרה מפורט

דנה: "על מנת שלא לפספס שום נקודה, מומלץ להכין טבלה, שתלווה אותנו בהמשך התהליך. פרטו בעמודה אחת את הפעולות שאתם מצפים מהעובד לעשות במסגרת התפקיד. הפירוט צריך להגיע עד רמת העשייה היומיומית, שכן פירוט זה יאפשר לכם להגדיר, כמנהלים, את תחומי האחריות של העובד. הפירוט גם יאפשר למחלקת משאבי האנוש, בהמשך, למצוא לכם עובד שבאמת יוכל לבצע את התפקיד לו אתם זקוקים, וגם, למיין את המועמדים על פי השכר שהוקצב למשרה".

שלב 2: פרטו אילו מיומנויות צריך העובד

דנה: "לצד כל פעולה שרשמתם בעמודה הימנית, ציינו אילו מיומנות נדרשות לשם הביצוע שלה. חלק מהמיומנויות קשורות לידע מקצועי (שפות תכנות, בניית צ'יפים, וכו') וחלקן יהיו מיומנויות ניהוליות/ אישיותיות (סגירת קצוות, עבודת צוות, יכולת להניע קבוצת עובדים שלא תחת סמכותך וכו'). חשוב להתחשב, בשלב זה, באופי הארגוני שלכם - ארגון בתחילת דרכו, מאופיין במעט אנשים שתחומי העשייה שלהם חופפים, ובסדר פחות היררכי וככזה, יחפש עובדים שסגנונם שונה מאלו המורגלים בתאגידים או בחברות ענק בהן כל אחד מבצע פלח צר ומוגדר של עשייה".

שלב 3: היררכיה של דרישות

דנה: "חשוב לארגן את הדרישות מהעובד החדש על פי סדר עדיפות - מה באמת חשוב ועל מה אתם מוכנים להתגמש, גם בעובד עצמו וגם מבחינת המשרה, ולא פחות חשוב, על מה אתם בהחלט לא מוכנים להתגמש. עוד לא נברא מי שמסוגל לתת מענה מושלם בכל התחומים".

שלב 4: סנכרון עם הארגון

דנה: "שתפו אנשים אחרים במחלקה, או את המנהלים שלכם בתהליך. חשוב לשבת עם המנהל שמעליכם ולוודא כי הוא מסכים עם הצורה בה הגדרתם את הדרישות לעובד החדש. לא פעם קיימים חילוקי דעות בנוגע לפרופיל המועמד המתאים וסנכרון קודם יחסוך לכם זמן יקר ושעות ראיון מיותרות".

שלב 5: מחלקת משאבי אנוש

דנה: "שימוש באיש משאבי אנוש יסייע לכם להגדיר את הדברים באופן מדויק, פרטני, וראלי. מאחר ואנשי האנוש הם אלו שמקבלים את קורות החיים, החשיפה שלהם למגוון העובדים המצוי במשק, עוזר להם להכיר טוב יותר, את היכולות והמיומנויות הנפוצות בקרב עובדים אלו, ועוזר להם לדעת מהן דרישות ראליות ומהן דרישות מופרכות, שהסיכוי למצוא אותן הוא אפסי ולא מציאותי".

שלב 6: אל תפחדו מחזרה על שלבים

גיוס עובד אינו שונה מפיתוח מוצר - אם משהו לא עובד כמו שצריך, וגיוס העובד נתקל בקשיים, כנראה שמשהו בתהליך אפיון המשרה לא נכון. אחת העדויות לכך, היא מרואיינים שעוברים את שלב הראיון במחלקת כוח האדם, אבל נופלים פעם אחר פעם בשלב הראיון המקצועי. כשדבר כזה קורה, יתכן שהקריטריונים המקצועיים שהוגדרו אינם מדוייקים מספיק.

דנה: "ראיינתם 20 מועמדים וזה לא עובד בכיוון שחשבתם ? חזרו אל שולחן השרטוטים. יש לקחת בחשבון את העובדה שיתכן שמצב השוק השתנה, ושההיצע הצטמצם, מה שבהכרח מחייב התפשרות במיומנויות העובד המבוקש. מומלץ לחזור אל ההגדרות ולראות אם יש התאמות שניתן לעשות בכדי להתאים את אפיון המשרה למצב הקיים".

רגע לפני האקזיט

דנה שחר התוותה את מתודולוגיית אפיון המשרה הנהוג בחברה גדולה, אבל עולם ההייטק מורכב מהמון חברות קטנות וחברות הזנק (Start-Up), והתמונה לא תהיה שלמה בלי לבדוק איך תהליך האפיון מתבצע בהן. לשם כך, פנינו אל לילך שגב, מומחית בגיוס ומשאבי אנוש, שמתמצאת בתהליכי גיוס בחברות הזנק; "בחברות סטארט אפ" מסבירה לילך "הצורך בגיוס מגיע מ"השטח" והוא תולדה של גדילת החברה או בשל תחלופת עובדים (פיטורין או התפטרות). הגדילה נובעת מפרוייקטים חדשים, על פי רוב".

שלב 1: אישור לתקן חדש

לילך: "בשלב הראשוני מתקבל אישור עקרוני לגיוס מהמנכ"ל. משם הכדור עובר לידי המנהל המגייס (למשל מנהל הפיתוח בחברה) ולידי מנהלת מש"א".

שלב 2: אפיון המשרה - מקצועי

לילך: "מנהל הפיתוח ומנהלת משאבי האנוש מגדירים ומאפיינים את המשרה על כל פרטיה המקצועיים: ניסיון, השכלה, רקע, יכולות טכניות וכו'".

שלב 3: אפיון העובד - חברתית

לילך: "מלבד הפן המקצועי, הגיוס מתבסס במידה רבה על התאמה אמיתית של העובד החדש לחברה ולציביונה. אנו משקיעים זמן ומאמץ רבים בכדי להימנע, ככל האפשר, מיצירת פערים בין העובדים הקיימים לחדשים מבחינה מקצועית ואישיותית כאחד. לשם כך, אפיון המשרה כולל גם כישורים אישיותיים, יכולות חברתיות והתאמה כללית לצרכי התפקיד והחברה (לרבות שיקולים של התאמת העובד לצוות מסויים, טכנולוגיה, פרוייקטים וכדומה)".

שלב 4: יד על הדופק

לילך: "חברות SU הן חברות דנאמיות ונמרצות, הפועלות בסביבה תחרותית משתנה. אנחנו דואגים להיות עם יד על הדופק, ולנסות לבחון אילו מגמות, כלים או טכנולוגיות חדשות קיימים בשוק, ולרענן את אפיון המשרה בהתאם, כדי להיות מסוגלים לתת מענה להשתנות השוק".

שלב 5: שכר

לילך: "ככלל, השכר נקבע בהסתמך על טבלאות שכר, והוא יותאם לכישורי העובד ולנסיונו המקצועי. עם זאת, אנחנו מביאים בחשבון את נתוני השכר של עובדים בחברה, שנמצאים בתפקיד דומה בעלי כישורים ויכולות דומים. המטרה - להימנע מפערים משמעותיים בין עובדים".

שלב 6: להתפשר, אבל לעמוד על עקרונות

לילך: "ניסיון העבר הוכיח לנו לא אחת שפשרות שנעשו בשלב האפיון היו בעוכרינו בשלבים מאוחרים יותר. עם זאת, גמישות בסיסית כלשהי נדרשת כמובן. אפיון המשרה נעשה באופן מפורט ומדוקדק על מנת להגיע לדיוק מירבי עד כמה שניתן באשר לפרופיל העובד לו אנו זקוקים. הנחת היסוד היא שבאופן כזה נוכל להקטין במידה רבה את אחוז הטעות ולהימנע מגיוס עובד שאינו תואם את הציפיות ההתחלתיות שלנו".

אם נסכם את מה שלמדנו מדנה ומלילך, אזי, אפיון משרה הוא השלב הראשון והחשוב ביותר בגיוס עובד חדש. זהו שלב שאסור להקל בו ראש, וחשוב לוודא שהוא מוגדר טוב, כי על פיו ימשיך כל תהליך הגיוס. ככל שהחברה קטנה יותר, וככל שיש בה מתודולוגיות גיוס רופפות יותר, כך עולה חשיבות אפיון המשרה.

אם מצאתם את זה מעניין, מומלץ שתמשיכו לקרוא את שאר הסדרה!