המדריך לגיוס עובדים פרק 5 - ראיון משאבי אנוש

פתאום קם אדם בבוקר ומחליט שהוא זקוק לעובד חדש! מאותו הרגע, מתחיל להתגלגל כדור שלג שבסופו, תצטרכו לפנות מקום בחניית המשרד, לרכב ליסינג נוסף. בפרק הקודם עסקנו במיון קורות חיים, ולאחר שצמצמנו את מאות הפונים, נשארנו עם מספר דו-ספרתי של מועמדים. כולם מוצלחים, כולם מתאימים, אבל רק אחד זוכה - כשהוא מבוצע כיאות, הראיון הראשוני יכול לחסוך לכם, ולצוות המקצועי שלכם, הרבה כאבי ראש בהמשך. אז איך מבצעים ראיון ראשוני?

הראיון הראשוני, שמבוצע חיצונית, על ידי חברת ההשמה, או בחברה עצמה, על ידי משאבי האנוש, נועד לצמצם עוד יותר את כמות האנשים שנותרו לכם על השולחן, לאחר שמיינתם את מאות קורות החיים שהגיעו אליכם. מטרתו העיקרית של הראיון היא להשלים את החורים שמצאתם בקורות החיים של כל מועמד, לבחון את האופי של המועמד בקווים כלליים ולהעביר הלאה, לראיון המקצועי, חוד חנית מצומצם של מועמדים סופיים, שלכל אחד ואחת מהם, יש התאמה כמעט מלאה להגדרות שרשמתם באפיון המשרה. למרות שהראיון הראשוני גוזל זמן רב, הוא הכרחי על מנת לצמצם את רשימת עשרות המועמדים לכדי מספר חד ספרתי של מועמדים, שיועברו לשלב הראיון המקצועי.

ישנם שני סוגי ראיון ראשוני - האחד מהם מבוצע בטלפון, ולכן, נתתי לו את השם הגאוני והמפתיע "ראיון טלפוני", והשני הוא פרונטאלי, ולכן, הוא זכה לשם המפתיע לא פחות "ראיון פרונטאלי". חלק מהחברות מתעקשות לבצע גם וגם, וחלק מבצעות רק ראיון טלפוני או רק ראיון פרונטאלי.

פרונטאלי או טלפוני?

מאחר ושפת גוף עוזרת מאוד בהבנת מסרים לא-מילוליים, קל להבין למה ראיון טלפוני לוקה בחסר. לעומת זאת, לראיון טלפוני יש מספר יתרונות:

• זמינות - לא צריך לקבוע מראש, מצלצלים ואם המועמד זמין באותו הרגע, ניתן לראיין אותו
• מהירות יחסית - מאחר ולא צריך לבזבז זמן על שיחות חולין, ואפשר לגשת לעניין עצמו.
• נוחות - המועמד לא צריך לנסוע מהבית אליכם.

איך מבצעים ראיון

כל ראיון טוב מתחלק לשני שלבים - ההכנה לראיון והראיון עצמו, ואסור לזלזל באף אחד מהם. ביקשתי משני שלזינגר ואורית א. - יועצות השמה בתחום ההייטק בחברת דיאלוג, להסביר לי איך הן מבצעות ראיונות ראשונים, ועל מה הן שמות דגש:

שלב ההכנה

ראיון טוב מתחיל בהכנה -לפני שאתם מרימים את הטלפון, עברו על קורות החיים של המועמד:

• הכשרות הכרחיות - בשלב מיון קורות החיים, סימנתם בצבע אחד את התכונות וההכשרות שחייבות להיות למועמד, ובצבע אחר, את התכונות וההכשרות שרצוי שיהיה למועמד, אבל אפשר גם בלעדיהן. עברו עליהן. אם למועמד חסרות הכשרות הכרחיות, כיתבו זאת על קורות החיים, וזכרו לשאול אותו לגביהן במהלך הראיון.
• מידע חסר - אם חסרים לכם פרטים טכניים (למשל, מועמד שכתב סקריפיטים לאוטומציית QA אבל לא כתב באיזו שפה), סמנו אותם, על מנת שתוכלו לשאול את המועמד עליהם במהלך הראיון.
• חורים בקורות החיים - האם יש קפיצות בשנים בהן המועמד עבד? אם כן, זיכרו לשאול אותו למה הוא הפסיק לעבוד בין שנת X לשנת Y.
• קריירה - לאחר שווידאתם שלמועמד יש הכשרה ונסיון ספציפיים בכלים הדרושים למשרה, הרחיבו את הפרספקטיבה, והסתכלו על כל מהלך הקריירה של המועמד - באילו חברות הוא עבד, כמה שנים הוא החזיק בכל חברה, האם כל מעבר מתפקיד אחד למשנהו, לווה בקידום מקצועי...נסו לקבל את הרושם על האדם העומד מולכם.
• שאלות תלויות משרה - עברו על מאפייני המשרה וכתבו לכם סדרת שאלות, שמכסות את כל המידע שחשוב לכם לדעת, בשביל לוודא שהמועמד מתאים למשרה.

שני שלזינגר: "ברוב החברות שאני עובדת מולן, המועמד מרואיין בהקשר למשרה ספציפית, ולכן, השאלות שהוא נשאל הן ספציפיות למשרה. עם זאת, אסור למראיין לשכוח שמועמד טוב הוא מועמד שהמראיין רוצה אצלם בחברה! רצוי לגלות גמישות מחשבתית - אם, במהלך הראיון, אתם מגלים שהמועמד לא מתאים למשרה אליה הוא זומן, אבל כן יכול להתאים למשרות אחרות בחברה, שנו את כיוון השאלות משאלות תלויות משרה, לשאלות תלויות מועמד! בדקו את ההכשרות והנסיון של המועמד, ונסו לבדוק, לאחר הראיון, אם הוא יתאים למשרה אחרת בחברה".

יש לך כמה דקות? - ראיון טלפוני

שלב הראיון

שני: "הראיון הטלפוני הוא ראיון טכני ולא נכנסים בו לחלק האישיותי. עם הזמן, ובעזרת הניסיון, אפשר להשלים את הפערים האישיותיים שחסרים בראיון הטלפוני בעזרת האינטונציה, וצורת הדיבור של המועמד - למשל, אנשים שלא יודעים לסנן טפל, מעוררים אנטגוניזם, מדברים בלי הפסקה או נשמעים קצרי רוח וחסרי סבלנות.
עם זאת, אסור למהר ולהסיק מסקנות על סמך הראיון הטלפוני - יתכן, למשל, שקוצר הרוח בתשובותיו של המועמד, נובע מכך שתפסתם אותו בזמן לא נוח, ולא מאופיו".

על מנת שהראיון יצלח, חשוב לקבל מהמועמד את כל הפרטים הדרושים לכם, אך גם לתת לו את כל הפרטים הדרושים לו. אל תשכחו שאין לו מושג מי אתם, יתכן שהוא מעולם לא שמע על החברה שלכם, ושראיון טלפוני נעדר את הכימיה הבינאישית שמאפיינת ראיונות פרונטאלים:

הקדמה
הציגו את שמכם ואת תפקידכם, ומיד לאחר מכן, הציגו את שם החברה ואת הסיבה לשמה התקשרתם.
שאלו את המועמד אם זה זמן נוח ואם הוא יכול להתראיין כרגע.
תנו למועמד הסבר קצר על החברה, על מוצריה ועל גודלה.
ציינו את התפקיד אליו מתראיין המועמד. הסבירו בקצרה על התפקיד, על מנת שהמועמד ידע להתאים את התשובות שלו ולספר לכם רק על דברים רלוונטים לתפקיד. זה יחסוך לכם ולו זמן יקר.

מהלך הראיון

• התחילו בראיון - שאלו את המועמד על העבודה האחרונה שלו. תנו לו לדבר חופשי, אבל כוונו אותו בנימוס, על מנת להוציא ממנו את המידע הרלוונטי. בשלב זה, היעזרו בשאלות שהכנתם לכם מראש, ומלאו את כל החורים שסימנתם שחסרים לכם.
• עבודות קודמות - נסו להבין מה הוא עשה בכל עבודה קודמת, כוונו אותו למסור מידע שרלוונטי למשרה שלכם, אבל שימרו על ראש פתוח - יתכן שהוא מתאים לתפקידים אחרים בחברה.
• סיבת סיום עבודה קודמת - בידקו מהן הסיבות לשמן המועמד עזב עבודות קודמות (בעיקר אם הוא מרבה לקפוץ מעבודה לעבודה). שימו לב לשינויים באינטונציה או להסברים מקרטעים, שעשויים להצביע על נסיון ליפות את המציאות, אבל קחו בחשבון שעזיבת עבודה לעיתים קרובות, היא דבר מקובל בהייטק ושלמועמדים לא נעים להודות שהם פוטרו.
• סיבה לחיפוש עבודה - אם המועמד עדיין עובד, שאלו אותו מדוע הוא מחפש עבודה חדשה.
• מה מחפש - זה נכון שאתם מחפשים עובד למשרה מסויימת, אבל כדאי לשאול את המועמד אילו סוג עבודות עשויות לעניין אותו בנוסף לעבודה שהוא מתראיין לה. כיתבו את התשובה על קורות החיים שלו. פרט זה עשוי לעזור לכם לשמר אותו בחברה לאורך הקריירה שלו.
• זמינות - במידה והמועמד עדיין עובד בחברה אחרת, שאלו אותו מהי הזמינות שלו.
• טיסה 774 , כאן מגדל הפיקוח - עזרו למועמד עם הכשרה A שמתעקש לעסוק ב-B למרות חוסר נסיון בתחום, לרדת אל הקרקע. גם פה יש לשמור על ראש פתוח - יתכן שלמרות שאין למועמד ניסיון, הוא עסק בדברים קרובים מספיק, או שהוא עובד מוכשר מספיק, בשביל להשלים את החסר לבד ובמהירות.
• ציפיות שכר - בידקו מהן צפיות השכר של המועמד. ציינו אותן ובידקו אם המועמד גמיש לשינויים, כשיש חריגה גדולה בין ציפיות השכר, לבין השכר שתוכלו לשלם בפועל.
• הסבירו על התהליך - אם ישנם מספר ראיונות שונים שהמועמד יצטרך לעבור, ספרו לו עליהם. ציינו כמה זמן, בממוצע, ימשך התהליך והאם תחזרו אליו בסוף כל שלב עם תשובה, גם כשהיא שלילית.

דגשים
אורית א.: "לפני הראיון, אני תמיד בודקת את גיל המועמד - אם זה חייל משוחרר, השיחה תהיה שונה - קלילה יותר, לעומת שיחה עם מישהו שהוא בכיר".

"כשאני נתקלת בתגובות לא נחמדות של מועמד, למשל כשהוא אומר בקוצר רוח ש-"כל מה שאת רוצה לדעת כתוב בקורות החיים", אני לא מתנצחת איתו. להפך, אני אומרת לו בטון דידקטי משהו - "זה חלק מהתהליך, אני צריכה לעבור איתך על הדברים החשובים בתפקיד. אשמח אם תקדיש לזה כמה דקות" וזה לרוב כל מה שנדרש. המטרה היא לעבוד איתו ולא נגדו, ולהסביר לו שזה יעזור גם לו".

לקח לך הרבה זמן למצוא אותנו? - ראיון פרונטאלי

שלב ההכנה לראיון הפרונטאלי, זהה לשלב ההכנה לראיון הטלפוני. מומלץ לסדר את החדר לפני שמכניסים את המועמד לתוכו, לנקות מהשולחן פרטים שלא צריכים להיות שם (כמו קורות חיים של מועמדים אחרים) ולהדליק את המזגן מראש, בעיקר בקיץ. השתדלו להתחיל את הראיון בזמן - בימים עמוסים בהם יש לכם הרבה ראיונות, תכננו את הזמן כך שלא תגרמו למועמדים להמתין בחוץ זמן ממושך. זה מכעיס, לא הוגן ועשוי לגרום להם לחוש ממורמרים. על מנת להבין מהם הדגשים האישיותיים בראיון הפרונטאלי, ביקשתי גם מדנה שחר, סמנכ"לית משאבי אנוש ב-Radcom בעברה, להצטרף לשני ולאורית, ולהסביר למה היא מתייחסת בראיון הפרונטאלי.

דגשים נוספים לראיון פרונטאלי, ניתן לקרוא פה.

שני: "הראיון הפרונטאלי נותן דגש גדול על האישיות. ברור שאני מנסה להבין את ההכשרות והנסיון של המועמד, אבל אני מתייחסת גם לצורה בה הוא עונה - האם יש לו ברק בעיניים כשהוא מדבר על התפקיד שהוא ביצע? האם הוא נלהב? האם הוא נמנה על סוג האנשים שלומדים ומעשירים את הידיעות שלהם בזמנם החופשי בבית?"

אורית: "אני מנסה להבין האם הוא אוטודידקט, ומאילו אספקטים בעבודה הקודמת הוא לא נהנה, על סמך האינטונציה שלו. חשוב גם לשאול שאלות פתוחות, כדי למנוע תשובות של "כן או לא" ושיהיו שאלות מנחות.

שני: " 'ספר לי על עצמך' זה לא טוב. אנשים לא וורבלים מתקשים עם זה, ואנשים דברנים מוצאים בזה אישור לספר לך הכול על עצמם, מהרגע שהם נולדו ועד היום הזה. במקום זה, אני מעדיפה לשאול שאלות מאוד מכוונות מטרה, שמוצגות בצורה כזו, שעוזרות גם לאנשים ביישנים להפליג בשבח עצמם, שלא במודע. לדוגמא, 'תן לי שלוש תכונות שמאוד חשוב שלאיש QA יהיה אותן' שכל אדם עונה עליה, בהתאם לשלוש תכונות שהוא מעריך בעצמו".

דנה שחר: "כפי שציינו אורית ושני, הראיון הפרונטאלי מתייחס גם לכישורים "הרכים" הנדרשים - מיומנויות בינאישיות, ניהוליות וכו'... עוד בשלב אפיון המשרה, אנחנו חושבים אילו מיומנויות אישיות אנחנו רוצים שיהיו למועמד ולפי זה אנחנו מכוונים את השאלות בראיון הפרונטאלי - אני גם משתמשת המון במשפט 'אתה יכול לתת לי דוגמא?' ואסביר למה בהמשך".

"בעוד שהמראיין המקצועי מתייחס לצדדים הטכניים, הראיון הפרונטאלי במשאבי אנוש מתייחס לאספקטים שנוגעים פחות לצד המקצועי/ טכני. הראיון שם את מרבית הדגש על המיומנויות שיאפשרו למועמד להצליח בתפקיד, בהתאם למה שהוגדר בשלב אפיון המשרה".

את יכולה לפרט?
דנה: "כמובן - כשאני מראיינת אנשי מכירות, למשל - חשוב לי לדעת האם איש המכירות מתאים לאופי תהליך המכירה בחברה שלי או לא. יש חברות שתהליך המכירה בהן לוקח כמה חודשים/ או שבועות - אלו אנשי המכירות שרצים למרחקים קצרים. יש חברות שלוקח להן בממוצע שנה/ חצי שנה לסגור עסקאות - אלו אנשי המכירות הרצים למרחקים ארוכים. שני הסוגים יכולים להיות אנשי מכירות לעילא ולעילא אבל לאחד יש צורך בסיפוק קצר טווח ולשני יש יותר אורך נשימה".

ואיפה נכנס לשימוש המשפט "אתה יכול לתת לי דוגמא"?
דנה: "יש פרשנות סובייקטיבית לכל דבר. אם אשאל מרואיין אם הוא עשה מכירות ארוכות טווח הוא יגיד לי שבטח! עכשיו אשאל אותו 'תן לי דוגמא למכירה ארוכת טווח' והוא יגיד 'היתה לי מכירה מאוד מורכבת עבדתי עליה שלושה שבועות'...יתכן שלחברה שבה תהליך המכירה הממוצע אכן נמשך מספר ימים-שבועות, הוא יהיה בדיוק המוכר שהם משוועים לו, אבל בחברה בה תהליך המכירה נמשך חודשים, הוא עשוי לא להתאים בכלל. הדרך היחידה להתחמק מהפרשנות הסובייקטיבית, שעלולה ליצור פער בין מה שנאמר לפרשנות המעשית של זה בשטח, היא לבקש מהמרואיין לתת דוגמא לכל מושג מעורפל - "מכירות בהרבה כסף", "המון זמן", "מכירה מורכבת"...כל הדברים האלו אומרים משהו אחר לגמרי לי ומשהו אחר לגמרי למרואיין".

"את הפערים האלו רואים גם בדברים שנוגעים לתנאי עבודה: למשל, אם מועמד יגיד 'עבדנו שם המון שעות' על מקום העבודה הקודם שלו, אני אבקש שיתן לי דוגמא ליום טיפוסי - אם הוא יענה שיום טיפוסי כזה כלל 9 שעות עבודה ביום, ואני מראיינת אותו לחברה שלא נדיר בה שיום עבודה מתארך לכדי 11 שעות ביום, ברור שהוא לא מתאים. זה נכון גם לתנאים של הסעדה ('המקום הקודם לא סיפק לנו אוכל'), תנאי ישיבה ('ישבתי בחדר בלי מחיצות עם עוד 4 מתכנתים'), נסיעות לחו"ל וכו'...חשוב לכסות את כל האספקטים האלו, שבעתיד, עלולים להוביל לשחיקה, חוסר מיצוי או חוסר התאמה".

דנה: "גם שאלה בסגנון 'מה עדיף בעיניך - מנהל שיורד לפרטים, או מנהל שזורק למים?', יכולה ללמד רבות על המועמד עצמו. האם הוא מהסוג העצמאי שמסוגל להתמודד עם בעיות שעלולות לצוץ בעת העבודה, או שהוא מאלו שמעדיפים שהמנהל יהיה שם תמיד, למידה שבעיות כאלו יצוצו? ברור גם, שהתאמתו של המרואיין תלויה במנהל תחתיו הוא יעבוד - אם הוא מהמנהלים שאוהבים להיות מעורים בכל הפרטים, עובד שמחפש דמות מנהל כזו יתאים לו, ודווקא הזן העצמאי שעובד לבד, עלול להיות מוקד לחיכוכים תמידיים".

מהלך הראיון

הקדמה

• שיחת חולין - שאלו את המועמד אם הוא מצא את המקום בקלות, אם הוא רוצה לשתות משהו ואם לא קר לו/חם לו מדי. זיכרו שבגלל שראיון פרונטאלי שם דגש על אופיו של האדם, אם תצליחו לשבור את הקרח ותיצרו תחושה חמימה בינכם לבין המועמד, הראיון יהיה טבעי יותר, ואופיו של המועמד יהיה קל יותר לאבחון. עם זאת, היזהרו מלשאול שאלות נפיצות ואישיות, שעשויות לגרום למועמד להיכנס למגננה, ולקפוא, במקום להיפתח אליכם.
• מי אנחנו - הציגו את שמכם ואת תפקידכם, ומיד לאחר מכן, הציגו את שם החברה. תנו למועמד הסבר קצר על החברה, על מוצריה ועל גודלה.
• מה אנחנו מחפשים - ציינו את התפקיד אליו מתראיין המועמד. הסבירו בקצרה על התפקיד, על מנת שהמועמד ידע להתאים את התשובות שלו ולספר לכם רק על דברים רלוונטים לתפקיד. זה יחסוך לכם ולו זמן יקר.

מהלך הראיון דומה למהלך הראיון הטלפוני, כשכאן אתם שמים דגש על הפן האישיותי. לקראת סיום הראיון, הסבירו למועמד שני דברים חשובים:

• הסבר קצר על התהליך בהמשך - אילו שלבים הוא יצטרך לעבור, עם מי וכמה זמן בממוצע ימשך כל שלב. אל תחששו לחשוף את סוג המבחנים שהמועמד יעמוד בהם בהמשך - חלק נכבד מהמועמדים סיים את לימודיו לפני מספר שנים, ולמרות שהוא יודע את החומר, הוא זקוק לתרגול.
• דרך ליצור אתכם קשר - מועמדים רבים שפונים אלינו, מתלוננים על כך שנתנו להם להישאר תלויים באוויר. מעסיקים רבים חוששים להגיד למועמד שהוא נכשל, ולא מבינים שרוב המועמדים מעדיפים לשמוע "לא" מאשר להישאר בחוסר וודאות. מאחר ורובנו עסוקים עד מעל לראש, וקשה לנו למצוא את הזמן להתקשר לכל מועמד ולבשר לו את תוצאות הראיון, תנו למועמד דרך ליצור אתכם קשר ביוזמתו (טלפון, דוא"ל...).

דגשים
דנה: "חשוב לדעת לשאול את השאלות הנכונות אבל חשוב לא פחות לדעת להקשיב לתשובות ותת להן את הפרשנות הנכונה בהתאם למועמד. יש הרבה דקויות שאפשר ללמוד מהן המון ולהכריע האם המועמד אכן מתאים לפרופיל שאתה מחפש או לא".

שני: "התכונות שאני אחפש אצל מועמד ל-QA, למשל, אינן זהות לתכונות שאני אחפש אצל מועמד פיתוח או ניהול. איש QA יצטרך להיות מישהו שאוהב לחקור דברים לעומק ולנסות למצוא בעיות, אבל מצד שני, הוא יצטרך להתמודד עם התנגדויות של צוות הפיתוח, שלא מת על זה שמבקרים את העבודה שלו".

אורית: "תפקידים ניהוליים מצריכים להכיר את הסגנון הניהולי של המועמד, יכולות בינאישיות, איך הוא פותר בעיות שהוא נתקל בהן, ואיך הוא מתמודד עם עובדים שהאופי שלהם שונה משלו. אופי העבודה בהחלט יכתיב את אופי הראיון, ושאלות האופי, בהחלט ינסו לרדת לעומקן של תכונות שהתפקיד דורש, ושחשוב לי להבין אם הן קיימות במועמד".

שני: "דבר נוסף שמראיינים צריכים לשנן לעצמם, הוא שחשוב תמיד לזכור שהמועמד שיושב מולכם השקיע והגיע עד לחברה שלכם בשביל לעבור ראיון. גם אם הבנתם תוך 5 דקות, שהוא לחלוטין לא מתאים לכם לתפקיד, זיכרו שהוא בן אדם, ותנו לו יחס אנושי בהתאם".

סיכום

הכנה מראש לכל ראיון תעזור לכם לזכור לשאול את כל השאלות הרלוונטיות. ככל שתתנסו יותר בראיונות, הם יהפכו לקלים ומובנים יותר. היו חביבים, בין אם הראיון מתבצע בטלפון או במשרד, ואל תשכחו שהמועמד איתו אתם מדברים הוא קודם כל בן אדם, גם אם הוא מתמהמה בתשובות, עונה לא לעניין או מאריך בדיבור. דאגו להסביר למועמד על המשך התהליך, ותנו לו דרכים ליצור אתכם קשר עצמאית, על מנת שהוא יוכל לברר אם הוא עבר לשלב הבא או לא. במידה והמועמד מתגלה כלא מתאים, הישארו חביבים וסיימו את הראיון בצורה נעימה - התחושה איתה יצא המועמד ממשרדכם, היא הצורה בה הוא יתפוש את החברה בה אתם עובדים, גם אם הוא לא התקבל לעבוד אצלכם. ראיון ראשוני שבוצע כהלכה, יחסוך לכם זמן ומשאבים רבים, בהמשך התהליך.