המדריך לגיוס עובדים פרק 6 - ראיון מקצועי
הראיון המקצועי הוא זה שיקבע אם הידע המקצועי של המועמד שלכם מתאים ומספיק לשם ביצוע התפקיד. איך לא טועים בשלב זה, פרק שישי מתוך שמונה בסדרת "המדריך למגייס".
אתם זקוקים לעובד, וזקוקים לו מאוד! עד כה אפיינתם את הגדרות התפקיד, ואתם כבר יודעים מיהו העובד שיתאים לכם כמו כפפה. פרסמתם את המשרה, מיינתם מאות קורות חיים, ולאחר שביצעתם ראיון ראשוני, נותרו לכם על השולחן בין חמישה לעשרה קורות חיים. על הדף, כל אחד מהמועמדים האלו נראה מתאים מאוד, אבל הדרך היחידה לגלות עד כמה כל אחד מהם באמת שולט ב-C++, JAVA או .NET תצטרכו לשגר אותם לשלב הבא - שלב הראיון המקצועי. אז איך זה נעשה, מה שואלים, ואילו מבחנים, אם בכלל, מעבירים למועמד - ביקשתי משלמה שוורץ - ארכיטקט ומפתח תוכנה ובעל נסיון עשיר בביצוע ראיונות מקצועיים במגוון תחומים, שישפוך מעט אור על התהליך.
לאנשים יש נטיה לייפות את קורות החיים שלהם - חלקם מלטשים פה ושם קצת, וחלקם מגדישים את הסאה, וכותבים שיש להם שליטה מוחלטת בתוכנות, שהנסיון שלהם בהן התמצה בלראות אותן רצות על המסך של זה שעבד לצידם בעבודה הקודמת. הדרך היחידה לדעת בוודאות אם הידע של המועמד מספיק, היא לבחון את הידע הזה. בדיקת הידע מבוצעת על ידי המנהל הטכני, אבל כמו שיש מדענים שיודעים את החומר שלהם מעולה, וגרועים בלהעביר אותו לסטודנטים, כך יש גם מנהלים ששולטים בתהליכים בצורה מוחלטת, אבל לא יודעים איך לבחון או לראיין.
מתודולוגיה של ראיון מקצועי
כבר בשלב אפיון המשרה, רשמתם בפניכם את התכונות, הכלים, הנסיון וההכשרות שחשוב לכם שיהיו לעובד החדש שלכם. על מנת שהמבחן המקצועי יבדוק לעומק את כל אחת מהנקודות האלו, תכננו אותו בהתאם. ההכנה לראיון, מלבד המבחן עצמו, כוללת גם שלבים אדמניסטרטיבים חשובים לא פחות:
הכנה לראיון
- לו"ז - בידקו כמה זמן לוקח לעשות את המבחן, והתייחסו למשך הזמן הזה, כשאתם מתכננים את לו"ז יום הראיונות שלכם.
- פינוי זמן - מאחר ואתם צריכים להיות זמינים לענות על שאלות שהמועמד עלול לשאול אתכם, במהלך הראיון, דאגו לפנות לכם מספיק זמן. במידת הצורך, דאגו להעביר את המשימות היומיות שלכם למישהו אחר, כדי שתוכלו לענות למועמד ברוגע.
- גם אתם נבחנים - רצוי לעבור על שאלות המבחן לפני שזימנתם את המועמד, ולוודא שאתם זוכרים את הפתרון, את הדגשים המיוחדים ואת המכשלות ששיבצתם בו. לזכור את המבחן במעומעם זה מתכון בטוח לתקלות, שעלולות לגרום לכך שמועמד טוב יוכשל שלא באשמתו. בקשו ממספר עובדים בחברה לפתור את המבחן, על מנת לוודא שהוא ניתן לפתירה, שהשאלות בו מובנות, ושלא השתבצו בו טעויות.
- פנו חדר - אם המבחן מצריך מחשב, וודאו לשריין חדר ליום הראיון. דאגו שהחדר יהיה שקט, על מנת להמנע מפגיעה בריכוז המועמד.
- מקצועיות - הצורה בה אתם מעבירים את המבחן, מעידה או מעיבה על שם החברה שלכם. כשהמחשב נתקע, העט לא כותב ואתם גוררים אחריכם את המועמד מחדר לחדר, עד שלבסוף, אתם מוצאים פינה לא שקטה במיוחד לתת לו לשבת בה, ככה גם החברה שלכם נראית. סיגרו פינות. רצוי להכין רשימה של כל האספקטים שנצרכים לכם ליום המבחן, ולוודא מראש שהם מוכנים ומשוריינים.
- נערו חלודה - אם עבר זמן מאז הפעם האחרונה שראיינתם, הצטרפו למראיין בעל נסיון בחברה, ושבו במהלך כמה ראיונות שהוא מבצע. רשמו לכם נקודות אליהן הוא התייחס, וצרו לכם מתודולוגיה בהתאם לתפקיד שלכם.
- תנו מידע מראש - עדכנו את העובד שמזמן את המועמד למבחן בפרטים כללים לגבי המבחן - כמה זמן יארך המבחן, מי מעביר אותו (תפקיד, מקצוע ושם), מהם נושאי המבחן בכלליות, האם עליו לספק תיק עבודות וכו'...חשוב שהמועמד ידע את כל הפרטים האלו, גם בשביל שיפנה לעצמו מספיק זמן, וגם כדי שיוכל להתכונן בהתאם. אחרי הכל, אנחנו בודקים את הידע שלו ולא את היכולת שלו להתמודד עם מבחנים.
שלמה שוורץ: "למרות שמועמדים אוהבים לשאול את כל השאלות האפשריות כבר בטלפון, הם לא תמיד יקבלו תשובות לכל השאלות. משך המבחן הוא מידע שכמעט תמיד יימסר למועמד, אבל נושאי המבחן בהרבה מקרים יישארו חסויים. חברות רבות עשויות לפרט את נושאי המבחן בכלליות: הגיון, JAVA, נושאי ידע כלליים וכו'... אפשר לתת טיפים שימנעו מהמועמד להכשל בגלל סיבות לא רלוונטיות, למשל, להגיד לו שהמבחן יתבצע על אקליפס - מועמד שלא רגיל לעבוד בסביבה זאת יוכל להקדיש שעה בבית ללימוד הסביבה כדי שלא יבזבז חצי מהמבחן על נסיונות ליצור פרוייקט חדש וכו'".
מתודולוגיה של בניית המבחן
- מהי המשרה - בידקו מהם הכלים שהמשרה דורשת, מהן התכונות שהעובד צריך ומהן ההכשרות שחשוב שיהיו לו.
- מהי הדרך - על סמך הסעיף הקודם, בחרו בדרך הטובה ביותר לבחון את המועמד. האם תעדיפו מבחן כתוב, או שמא ראיון בעל פה? האם ניתן לבחון את היכולת הספציפית שאתם מחפשים, או שמא, תאלצו להסתמך על אינטואיציה או להשען על תיק עבודות של המועמד? זכרו שמטרת המבחן, בסופו של דבר, היא לדמות את הפעילות היומיומית של העובד, ולכן, רצוי שהמבחן יכסה את כל ההתרחשויות האלו.
- הלכה למעשה - הכינו מבחן (או סט של מבחנים) או סדרה של שאלות, שמכסים את כל התחומים שרלוונטים למשרה. לשם הדגמה, לקחתי את התפקיד "איש תוכן בצרפתית", ואת ההתייחסות לכל אחת מהתכונות שצריכות להיבדק, בהקשר למשרה:
כתיבה - אם אתם מחפשים איש תוכן בצרפתית, חשוב שתבחנו את ידיעותיו בכתיבת צרפתית (אוצר מילים, תחביר) אבל גם את יכולתו לכתוב בצורה מובנית וממוקדת (הבעה).
שיווק - אם הוא איש תוכן שיווקי בצרפתית, חשוב לבדוק אם בנוסף ליכולתו לכתוב, הוא גם יודע לכתוב בשפה שיווקית ומבין את אמנות השיווק (בצרפתית, כמובן).
שיחה - אם הוא איש תוכן שיווקי בצרפתית, שגם עונה לשיחות של לקוחות מדי פעם, רצוי שחלק מהראיון המקצועי יכלול גם שיחה בצרפתית, על מנת לוודא שהמועמד מסוגל לנהל שיחה.
יכולות טכניות - אם כחלק מתפקידו כמנהל תוכן, הוא ימטב את הטקסט (SEO), בידקו את הבנתו ב- SEO ואת שליטתו ב-Excel ובתוכנות/ אפליקציות ייעודיות לתחום.\
ראיון מקצועי
- כללי - התחילו בראיון פרונטאלי. הסבירו למועמד על התפקיד, על הכלים ותנו סקירה כללית על סדר יום ממוצע (מה הוא כולל, איך הוא מורכב וכו'...). פרטו את נטל העבודה ואת כמות השעות המקובלות, כמו גם את ההיררכיה בצוות/ חברה.
- נסיון עבר - התחילו לשאול על נסיון העבר של המועמד. נווטו את המועמד לדבר על כלים וניסיונות רלוונטיים לכם, וקטעו אותו בנימוס, אם הוא נכנס לתחומים רלוונטיים פחות.
- אישי - נסו לדלות מבין השורות מידע על אופיו של המועמד. האם הוא מתאר בהתלהבות באג שהתגלה בשלב סופי של פרוייקט, או רוטן שזה הרס להם את כל הלו"ז וגרם להם להשאר עד מאוחר במשך חודש? האם הוא בקי בכל הפרטים או שמתמקד בחלק הצר עליו הוא עבד? האם הוא מהזן שלוקח על עצמו סמכויות ופועל להגדיל את ידיעותיו, או שמא, מהזן שעושה את מה שאומרים לו ותו לא?
- מבחן - לאחר שלב הראיון הפרונטאלי, עברו לשלב המבחן (או השאלות המקצועיות). במידה והמבחן נעשה בחדר מרוחק, דאגו שיהיה שם טלפון, על מנת שהוא יוכל להשיג אתכם כדי לשאול שאלות. הקציבו למבחן זמן, ודאגו להודיע למועמד כמספר דקות לפני תום הזמן על סיומו המתקרב.
בגמר המבחן
- סיכום - לאחר שהראיון המקצועי הסתיים, הפרדו מהמועמד בצורה מכובדת. לוו אותו לכניסה והסבירו לו בדרך, כמה זמן יקח עד שהוא יקבל תשובה.
- דווחו להמשך - במידה ואין בחברתכם נוהל לחזור למועמדים עם תשובה, דאגו לעדכן את העובד שעונה לטלפונים (משאבי אנוש, אדמניסטרציה...) באם המועמד עבר או נכשל בתהליך, כדי שבמידה והמועמד יתקשר מיוזמתו, הוא יוכל לקבל תשובה.
ראיון מקצועי בתחום הפיתוח
אילו סוגי מבחן קיימים בתחום פיתוח התוכנה?
שלמה שוורץ: בפיתוח, ישנם שלושה סוגי מבחן עקריים:
- מבחן בעל פה, בו המראיין שואל שאלות והמרואיין עונה עליהן
- כתיבת קוד
- מבחן עם שאלות, שלרוב הוא אמריקאי
מבחן בעל פה
שלמה: "המבחן בעל פה נערך מול מראיין אחד, או סוללה של מראיינים. המרואיין מתבקש לענות על שאלות מקצועיות, בדרך כלל בקשר לנסיון שלו. אני נוהג להתחיל ראיונות כאלו בשאלה 'ספר לי על משהו מעניין שכתבת', כשאני מכווין את המרואיין לספר לי על פרוייקט, מחקר, באג מסובך שהוא פתר, פיצ'ר שהוא תכנן וכו'...משך הזמן שמוקדש לשאלה הזו הוא כ-10 דקות, ובמהלכה, אני עוזר למרואיין להבהיר נקודות שהוא לא פירט בצורה מספקת. לראיון כזה יש מספר דגשים:
מאחר והרבה פרויקטים מבוצעים בצוות, אני לא מצפה מהמרואיין להגיד שהוא פיתח את הפרויקט לבד מן המסד ועד הטפחות, אבל אני בהחלט רוצה לשמוע שהוא מכיר את כל הגורמים בפרויקט, שרלוונטיים לתפקיד שהוא מילא, למשל, ארכיטקטורה וקוד.
אני בודק האם יש למועמד "ראש גדול". האם הוא מסוגל להציע פתרונות אחרים לבעיות שהציג, למנות יתרונות/חסרונות לאופן הביצוע. האם הוא מכיר גם את שאר החלקים בכלים בהם נעשה שימוש ולא רק את מה שהוא מימש.
במידה והמועמד בוחר להציג נושא שלא ניתן להפיק ממנו יותר מדי מידע (הצגת הודעות משתמש על המסך, למשל) אני אנווט אותו למשהו עם יותר בשר, שיכלול מימוש מורכב בעל מאפיינים קלאסיים יותר כמו MVC, או תכנון OOP, ארכיטקטורות N-Tier Layer וכו'...
לפעמים אני נתקל במועמד שבוחר לדבר על טכנולוגיה מאוד ספציפית, שרובה פותחה בחברה בה הוא עבד, והאספקטים שלה לא מוכרים לכל מי שלא עבד בחברה הזו, ואני בתוכם. טכנולוגיות וארכיטקטורות שאינן מוכרות בתעשייה, לא באמת עוזרות לי, כמראיין, לדעת אם המועמד מתאים לי, מכיוון שלא ניתן להסביר על הטכנולוגיה הזו תוך 10 דקות, ומאחר והרלוונטיות שלה לתפקיד אינה גבוהה. אני אנסה לבדוק אם המרואיין מכיר טכנולוגיות אחרות ואנווט אותו לדבר עליהן במקום.
קראו את קורות החיים של המועמד לפני תחילת הראיון, וסמנו לכם חברות שהוא עבד בהן, שעשויות לעניין אתכם. במידה והמרואיין בוחר לפרט על פרוייקט מחברה שמעניינת אתכם פחות, בקשו ממנו לדבר על פרוייקט אחר, שהוא עשה בחברה שכן מעניינת אתכם - אם למשל, אתם חברת GAMING והמועמד פיתח משחק באחת החברות הקודמות בהן הוא עבד, ברור שהמידע הזה יהיה מעניין ורלוונטי יותר, ותוכלו להפיק ממנו יותר".
שלמה: "לכל ראיון כזה יש שאלות נוספות, כלליות יותר, שעוסקות באלגוריתמים פשוטים או בכל נושא אחר שהמועמד עשוי להתקל בו במסגרת עבודתו היומיומית בחברה. לרוב, הזמן המוקדש לפתרון הבעיה הזו נע בין 5-10 דקות. זה יכול לכלול שאלות כמו מיון מערך, בעיות רשימות מקושרות, רקורסיה, וכו'".
במשרות שאינן פיתוח (חומרה, שיווק, פיננסים וכו'), מבחן זה עשוי להראות דומה, אבל נושא המבחן ישתנה בהתאם לתפקיד אליו נבחן המועמד. אנשי שיווק, למשל, עשויים להידרש לכתוב בריף למוצר, אנשי תוכן יכולים להתבקש לעשות הגהה על טקסט, או לכתוב אותו מאפס על פי הנחיות וכו'...
מבחן משימת קוד
שלמה: "המבחן הזה מדמה מצב אמת - המשימה בו נראית כמו שגרת היום האמיתית בה יתקל העובד לכשיתחיל לעבוד ולכן היעילות שלה גבוהה. מטרת המבחן היא לראות האם וכיצד יתמודד המועמד עם בעיות בתכנות, מהו הפתרון שהוא יבחר בו, ובכלל, מהי רמת כתיבת הקוד שלו. מאחר והמטרה היא לדמות את המציאות, מבחן כזה יבוצע על סביבת פיתוח מוכרת וסטנדרטית, ולמועמד תהיה גישה לאינטרנט".
מה יכלול מבחן כזה?
שלמה: "על פי רוב, המועמד ידרש לכתוב תוכנית Console שעושה שימוש בקלט-פלט סטנדרטיים, בשורת פקודה. המימוש עשוי לכלול מערכים, ניתוח Strings, ומבני נתונים. רצוי לתת מבחן שיכלול שימוש בכלים בסיסיים ככל האפשר (אבני הבניין של השפה למשל) ולא בטכנולוגיות או פריימוורקים ספציפיים כיוון שהמטרה היא לבחון את יכולת המועמד בפתרון בעיות ולא לבחון את זכרונו ויכולתו לשנן פקודות".
מבחן אמריקאי
שלמה: "מבחן כזה נועד לבחון ידע ובקיאות בחומר ופחות בוחנת יכולות חשיבה ותכנות. כדאי לחלק את המבחן לכמה נושאים ולתת ציון בנפרד על כל נושא. כך אפשר לקבוע שמועמד מסויים מכיר את פלטפורמת X ברמה גבוהה ואילו סביבה אחרת פחות מוכרת לו. הציון הממוצע המשוקלל של כל המבחן לא משקף באמת את רמת המועמד כיוון שסביר להניח שיש נושאים שהוא לא בקיא בהם ולא כדאי לפסול מועמד על סמך מידע כזה".
למכירה - פיסת נדל"ן באתר אינטרנט מרכזי
גנית ריינר ססובר, מנהל משאבי אנוש וגיוס בחברת אינטרנט, הסבירה איך ראיונות הגיוס נעשים, במקצועות השיווקיים:
גנית: " כפי שאתה בוודאי מבין, במקצועות שיווקיים, לא הכול מדיד, אבל אנחנו בהחלט מנסים למדוד את מה שכן ניתן למדידה, באמצעות מבחנים שנערכים בשלב הראיון המקצועי, אך במקרים בהם הדבר אינו מתאפשר, בגלל אופי המשרה, אנחנו מעלים במהלך הראיון המקצועי שאלות רלוונטיות המסתמכות על ניסיון תעסוקתי מצד אחד, ועל תרחישים אפשריים מהצד השני".
תארי בבקשה, איך נראה תהליך הראיון המקצועי
"באופן כללי, כל עובד עובר סוללה של ראיונות מקצועיים (מראיון אחד עד שניים-שלושה, תלוי במשרה), כשהראשון שבהם נערך על ידי המנהל הישיר שלו, לאחר מכן ידי מנהל המחלקה ולבסוף, הוא עובר להתראיין אצל סמנכ"ל המחלקה. זה אולי נשמע מעט מתיש לעבור כמה ראיונות מקצועיים, אבל התהליך הוכיח את עצמו לאורך הזמן, לכל מראיין יש נקודת מבט שונה ומועילה. כמובן שליחסי האנוש של המועמד יש תפקיד משמעותי במשרות השיווק, לכן, חשוב מאוד שהמועמד ייחשף למנהלים השונים במחלקה, והם ייבחנו את התאמתו לתפקיד ולארגון בכלל. כך מין הסתם, קטן הסיכוי להכניס לארגון מועמד שיסתבר בהמשך כי אינו מתאים".
ומי מעביר ובודק את המבחן?
גנית: "כפי שציינתי קודם, לא בכל התפקידים ניתן לאמוד את הידע של המועמד על ידי מבחן. אבל בתפקידים המדידים יותר (שיפורטו בהמשך), המבחן נעשה על ידי המנהל הישיר תחתיו יעבוד המועמד לבסוף. המנהל הזה מעביר את המבחן וגם בודק אותו".
את יכולה לתת דוגמאות לראיונות מקצועיים בהתאם לתפקידים השונים?
גנית: "אני אחלק את זה לתפקידים:
- SEO - הוא מקצוע יחסית מדיד. אני לא אכנס לתוכן של המבחן, אבל כל ראיון מתחיל בשיחה אישית, אשר מטרתה להבין האם הניסיון של המועמד רלוונטי עבורנו (באילו חברות עבד, אילו אתרים קידם, הכלים בהם השתמש וכו'), וממשיך למבחן שמודד את היכולות, הניסיון וכישורי המועמד, כמו גם את השליטה שלו במתודולוגיות ה-SEO שהוא מכיר.
- אנשי שיווק - אנשי השיווק שלנו הם Media Buyers ו-Affiliate Account Managers. כפי שאתה בוודאי מבין, קשה למדוד את היכולת של אנשים כאלו בעזרת מבחן, ולכן, הראיון המקצועי מתחיל בהתמקדות בניסיון העבר שלהם (מול מי הם עבדו, מהו המוצר שהם שיווקו, מה היה היקף העבודה וכו'...) וממשיך בהצגת תרחישים אפשריים. בשלב זה, על המועמד להסביר איך הוא יתמודד עם התרחיש שניתן לו, באילו פעולות ינקוט, ובאילו גישות הוא ישתמש. הרבה מהראיון הזה נשען על יכולתו של המראיין לנתח את יעילותו, ניסיונו ויכולותיו של המועמד, כמו כן, את אישיותו. גם הניסיון הרלוונטי נמדד- האם המועמד טיפל במוצרים דומים/זהים למוצרים שלנו, האם הוא עסק בשווקים דומים ובלקוחות מאותו רקע...
- גרפיקאים - גם כאן, מדובר במקצוע מדיד יחסית. הראיון מתחיל בבחינת תיק העבודות (portfolio) של המועמד וניסיון העבר שלו. עבור מועמדים ללא ניסיון, ישנו מבחן בסיסי אשר מתמקד בשליטה בתוכנות ייעודיות, מודד את השליטה וההבנה של המועמד, ואת היכולת שלו לבצע מטלות על פי הגדרות אפיון. כמו כן, כמובן שהיצירתיות והיכולות באות לידי ביטוי במבחן.
משך המבחנים אינו אורך יותר משעה (לרוב הוא נע בטווח שבין חצי שעה לשעה), ואלו אינם מבחנים שניתן להתכונן עבורם".
סיכום
הראיון המקצועי אמור לוודא שהעובד שלקחתם לעבוד אצלכם, אכן יודע לעשות את מה שכתוב בקורות החיים שלו. ראיון מקצועי שהוכן היטב מסוגל לנפות את העובדים שאינם מתאימים, ועם זאת, מומלץ לא להישען עליו בצורה מוחלטת ולגלות גמישות מחשבתית - יתכן שהעובד הבא שלכם לא יודע את כל התוכנות והכלים שהמבחן ציפה ממנו לדעת, אבל בהחלט גלום בו הפוטנציאל להשלים את הפער הזה בזמן קצר.