מה קורה כשהממליץ שלך לא מת עליך?

גיוס עובד חדש הוא תהליך שבהרבה מקרים משול ל"חתול בשק" – לא משנה כמה שלבים יכלול תהליך הגיוס, וכמה מכוני מיון, פסיכולוגים, וראיונות אישיותיים יעבור מחפש העבודה, בסופו של יום, המעסיק החדש אף פעם לא יכול לדעת בוודאות את טיבו של העובד החדש שלו. אחת הדרכים להתגבר על חוסר הוודאות הזו, היא לבדוק אצל מעסיקי העבר. זו הסיבה שחברות רבות לא מהססות לפנות לרשימת הממליצים שסיפק מחפש העבודה, ולשאול אותם על תפקודו כאיש מקצוע וכבן אדם. זו גם הסיבה שכל מחפש עבודה צריך לדעת איך לבנות את רשימת הממליצים שלו. הכתבה הבאה תסביר לכם מה כדאי לעשות כדי שההמלצות שתקבלו ייצגו אתכם נאמנה.

איך בונים רשימת המלצה

ההיגיון אומר שברשימת הממליצים שלכם צריך להיות לפחות ממליץ אחד מכל מקום עבודה בו עבדתם בעבר. עם זאת, לא כל מה שהגיוני הוא בהכרח נכון, כפי שמסבירות שרון בסיס, מנהלת משאבי אנוש בחברת הייטק, ודנה שחר, סמנכ"לית משאבי אנוש ב-Radcom בעברה:
שרון בסיס: "נהגתי להתקשר לממליץ אחד, מקסימום שניים, ולרוב, או מהחברות האחרונות בהן עבד מחפש העבודה, או לחברה בה התפקיד שהוא ביצע היה הקרוב ביותר לתפקיד לו הוא מועמד אצלנו".

דנה שחר: "ברדקום נהגנו להתקשר לשלושה ממליצים ברשימת ההמלצה, רצוי, משני מקומות העבודה האחרונים בהם עבד מחפש העבודה. אם הוא מועמד למשרת מנהל (וניהל בעבר), יצרנו קשר גם עם מנהלים שלו, גם עם כפיפים שלו וגם עם עמיתים. כשבחנּו מועמדים לתפקידים בכירים ומרכזיים בארגון, נהגנו לשוחח אפילו עם חמישה ממליצים, כי כל אחד נותן עוד מידע וזווית שונה על המועמד. בחירת הממליץ איתו שוחחתי, נעשתה בהתאם למועמד עצמו, לניסיונו, לתפקיד אליו הוא נבחן, ולשאלות הפתוחות שנותרו לי לגביו לאחר הראיון - למשל, אני אבחר לצלצל למנהל של המועמד, שעובד בחברה בה תחום העיסוק הכי קרוב ורלוונטי למשרה אצלנו. ככה, אני יודעת שהתשובות שאקבל, יהיו רלוונטיות לתפקיד שהמועמד ימלא אצלנו".

אם כך, על מנת לבחור בממליצים הנכונים יש לוודא מספר דברים:

• מהו התפקיד – אם אתם מחפשים עבודה בתפקיד ניהולי, ומילאתם תפקיד ניהולי גם בעבודה האחרונה שלכם, אבל לא בעבודות הקודמות, סביר להניח שהממליצים שיבחרו מהרשימה יהיו ברובם מהחברה הזו, מכיוון שיש ביכולתם לספק מידע על יכולות הניהול שלכם.
• מיהו הממליץ האידאלי – רצוי לבחור בממליץ, שאתם בטוחים בטיב ההמלצה שהוא יתן. אם לא הסתדרתם עם המנהל הישיר במקום העבודה האחרון, בידקו אם ישנו מנהל לא ישיר, שמכיר אתכם מספיק טוב בשביל להמליץ עליכם.
• איש נוראי, ממליץ ישר - אם לא הסתדרתם עם המנהל הישיר, אבל הוא נמנה על סוג האנשים שמפרידים בין רגש להגיון, נסו לבדוק אם דעתו עליכם כאנשי מקצוע גרידא, היא טובה. אם הוא אכן מסוגל לעשות הפרדה בין איבה אישית למקצועיות, יתכן שבכל זאת תוכלו להשתמש בו כממליץ.
• איש נהדר, ממליץ גרוע – ישנם ממליצים שהם אנשים נהדרים, מנהלים נפלאים אבל הם לא יודעים להמליץ. הם לא רהוטים מספיק, או לא יודעים לבחור את המילים הנכונות והמסר שהם מעבירים תמיד יוצא לא מדוייק. שווה לשקול שלא להכניס לרשימה ממליצים כאלו, שעשויים לעשות לכם שירות דוב שלא במתכוון.

בחרת ממליצות – ספר להן על כך

השלב הבא בבחירת הממליצים היא לדבר עם כל אחד ואחד מהם. דבר ראשון, אם עבר הרבה זמן מאז שעזבתם את החברה, תתפלאו לגלות אבל לא כולם יזכרו אתכם. זה די מוזר להתקשר לממליץ כזה ואז, לשמוע אותו ממלמל במבוכה "השם לא זכור לי...אתה בטוח שהיה לנו עובד כזה?".

דבר שני, רצוי לוודא שאתם לא נותנים שם של ממליץ שיעשה לכם שירות דוב. דברו עם הממליץ, ספרו לו שבחרתם בו להמליץ עליכם, ספרו לו מעט על המשרה, על מנת שהוא ידע על אילו תכונות רלוונטיות שלכם הוא אמור לדבר, ונסו לבחון האם הוא נלהב להמליץ עליכם, או שמא נשמע מסוייג? ואם הוא מסוייג, האם הסיבה נובעת מכך שהוא פשוט לא אוהב משימות כאלו, או שמא, בגלל שדעתו עליכם אינה טובה?

במסגרת "העלאת נשכחות" עם המנהל הישן, אתם יכולים לערוך מעין סימולציה לשאלות שהוא ישאל במהלך שיחת ההמלצה, ולבדוק מהי דעתו עליכם בכל סעיף וסעיף. דנה מפרטת איך שיחה כזו בנויה על פי רוב:

דנה: "גם המנהל המקצועי וגם נציג משאבי האנוש עשויים להשתתף בשיחת הממליצים. מי שמנהל את השיחה הוא איש משאבי האנוש, שאחראי יותר על הצד האישיותי, אבל לרוב קל יותר לממליצים (כמו למרואיינים עצמם) להתחיל מהמקומות המקצועיים ואז לעבור לצדדים האישיותיים. השאלות הנשאלות נוטות להיות יותר אישיותיות כי את היכולת המקצועית יותר קל לנו לבדוק בעזרת מבחן מקצועי. חשוב לשאול שאלות בנאליות כמו 'מה היה התפקיד של X כשהיה בחברה?' - יכולות לצוץ הפתעות במקרה הזה, למשל, אנשים שמתארים תפקידים שהם לא באמת עשו. שאלות נוספות שאני שואלת הן:

• איך היית מתאר אותו כאיש מקצוע?
• מה היו תחומי האחריות שלו? מה היו הממשקים שלו בעבודה?
• עם אילו בעיות ואתגרים הוא התמודד?
• איך הוא ניהל את הכפיפים שלו?
• איך הוא התנהל מול הממונים שלו?
• אם היית צריך להשוות בינו ובין עמיתים שלו מה חזק אצלו לעומתם ומה הוא צריך לשפר?
• איך הוא נתפס ברמה הבינאישית (חברתית)?
• למה הוא עזב / הועזב?
• מה נחשב אצלך יצירתי / עבודה קשה / עבודת צוות ? אשמח אם תיתן לי דוגמא מהשטח.

מטרת השיחה עם ממליץ היא לספק למגייס נקודות מבט נוספות על המועמד, לוודא כי המידע שהוא מסר אמין ולחדד מולו נקודות שחשת כי חסר לך עוד מידע לגביהן. חשוב לבקש מהממליץ לגבות את האמירות בדוגמאות מהשטח, בכדי לוודא שאתה מבין מה כוונתו באמירותיו (למשל, למה הכוונה 'לא חברותי במיוחד?' י.ח).

במהלך השיחה יש להקשיב היטב למה שנאמר באופן וולונטרי על ידי הממליץ, ומהם הדברים הראשונים אליהם הוא התייחס. כמו כן, יש חשיבות גדולה למה שלא נאמר - אם יש תכונות / מיומנויות מרכזיות לתפקיד שלא עולות במהלך השיחה, רצוי לשאול עליהן. ניתן לכוון את הממליץ על ידי שאלות בנוסח 'הבחנתי שלא דיברת על נושא של עבודת צוות. האם תוכל להרחיב על נסיונך עם X בנושא?'.

שאלה מרכזית ממנה אפשר ללמוד הרבה הינה סיבת העזיבה את התפקיד הקודם. מומלץ להתעכב על הנקודה ולא לאפשר תשובות בנאליות".

שרון: "אני רוצה לחדד את מה שדנה אמרה – יוצא להיתקל בהפתעות – אנשים שתיארו את התפקידים שהם עשו בעבר בצורה לא מדויקת, לא הציגו את זמני ההעסקה בצורה נכונה, יפו דברים, הוסיפו סמכויות לתפקיד וכו'...מכיוון שהשיחה עם הממליצים נועדה בשביל לתהות על קנקנו של מחפש העבודה, רצוי לשמור על ראש פתוח ולתת לצד השני לדבר חופשי, כי ככה עשויים להתגלות דברים, שבשיחה מוכוונת לא היו מתגלים"

אני זוכר אותו, ולא לטובה – מה קורה כשההמלצה גרועה

כפי שאומרת האמרה העממית המוכרת - "אי אפשר לרצות את כל העולם, כל הזמן", כך גם לאיש משאבי האנוש ברור, שיתכן שלמרות היותך מועמד נהדר ואיש נפלא, עדיין, יתכן שימצאו ממליצים לאורך הקריירה שלך שלא ישפעו מילים טובות, כשיבקשו מהם חוות דעת מקצועית עליך. זה נכון שהמצב המומלץ הוא לספק ממליצים מכל החברות בהן עבדת, עם דגש על החברות האחרונות בהן עבדת, אבל מה קורה כאשר עזבת את החברה האחרונה בטריקת דלת, בחוסר הסכמה, או בשל העובדה שלא הסתדרת, לא אישית ולא מקצועית, עם המנהל הישיר שלך? האם עדיף לך פשוט להשמיט מהרשימה ממליצים מהחברה הזו?

שרון: "אם מחפש העבודה מסרב לתת ממליצים ממקום העבודה האחרון שלו, זה חשוד, אבל צריך להבדיל בין מקרים שונים – המקרה הראשון מדבר על מחפש עבודה שעדיין עובד בחברה הקודמת שלו, ולכן, לא יכול לתת משם שם של ממליץ. המקרה הזה מובן ולמרות שזה מתבקש לצלצל דווקא לחברה האחרונה, על מנת שלא לפגוע במחפש עבודה כזה, כמובן שלא נעשה זאת. חשוב שמחפש העבודה יסביר שזו הסיבה שהוא לא מעוניין לתת שם של ממליץ מהחברה הזו, ולא ינסה להתחמק, כי אז, הוא עשוי לעורר חשד שהוא מסתיר את שם הממליץ בגלל שההמלצה לא טובה. המקרה השני נוגע לאנשים שההמלצה שהם יקבלו מהחברה אינה טובה, ולכן, הם מעדיפים שלא נדבר עם הממליץ שם. המצב הזה פחות מקובל ובהחלט מעורר תהיות. רצוי להימנע ממצב כזה – אם המנהל לא יתן עליך המלצה טובה, תן שמות של ספקים, לקוחות, קולגות...קשה להאמין שבחברה בה היו מספר אנשים, תתקשה למצוא ולו אחד שיפליא בשבחך. בגדול, אלא אם אחת ההמלצות הרסנית בצורה שלא תאמן, המלצה גרועה אחת לרוב, לא תגרום להפסקת התהליך מול מחפש העבודה".

דנה: "אין ספק שסירוב לתת ממליץ מדליק נורה אדומה, אבל צריך לקחת בחשבון שכולנו אנשים ויש מקרים בהם העובדה שלא הסתדרת באופן קיצוני עם מישהו במקום אחד, לא מעידה על חוסר היכולת שלך להתאים עצמך למקום אחר. אם מדובר במחפש עבודה שעבד רק במקום אחד זה בעייתי, כי לרוב אין מקומות עבודה אחרים שיאזנו את המצב, או ממליצים אחרים שיראו שהממליץ הספציפי הזה הוא מקרה בודד. אבל גם במקרה קיצוני כזה, אם תחושת הבטן אומרת שזה מקרה חד פעמי, אפשר לבקש לדבר עם ממליצים אחרים מאותו מקום עבודה, שאיתם מחפש העובדה כן הסתדר. אם מחפש העבודה עבד במספר מקומות, אפשר לבקש ממליצים ממקומות אחרים, ולהתעלם או להתייחס בפרספקטיבה הנכונה למקום הבעייתי (כן לראיין את הממליץ הבעייתי, אבל לקחת את הדברים שלו בפרופורציה). אפשרות נוספת היא לצלצל למחפש העבודה, ולומר לו מה הדברים שעלו בהמלצות, ולשמוע את הצד שלו בסיפור".

אם יש בעברכם מנהל שאתם בטוחים בוודאות שיתן לכם המלצה גרועה, עדיף לא להכניס אותו לרשימת הממליצים. נסו לאתר ממליץ אחר מהחברה, קולגה מוערך, מנהל לא ישיר, מנהל בכיר יותר שבכל זאת מכיר אתכם וכו'. אל תסתירו את זה – כפי שדנה ושרון ציינו, אי-נתינת ממליץ, בעיקר כשמדובר בשתי החברות האחרונות בהן עבדתם, מדליקה נורות אדומות. במקום, היו ישרים וספרו בצורה ישירה ועובדתית, מדוע אתם מעדיפים שלא לתת המלצה מהחברה הזו, או לתת את שמו של המנהל הישיר כממליץ. אל "תשפכו את כל הכביסה המלוכלכת", אלא היצמדו לעובדות היבשות.

שקלנו להחתים אותך, אבל אז, דיברנו עם המנהלת הקודמת שלך

אם אתם יודעים מראש שההמלצה שתקבלו במקום מסוים אינה טובה, ואם הצהרתם על כך מראש כשנתבקשתם למסור רשימת ממליצים, יתכן שהמלצה כזו תילקח בפרופורציות הנכונות, ולא תיוחס לה חשיבות גדולה, כפי שדנה ציינה. מאידך, ישנם מקרים בהם תהליך שלם נהרס בגלל המלצה לא טובה, שכלל לא הייתם מודעים להיותה כזו, כפי שמסבירה אנה בריין – יועצת השמה בדיאלוג:

"יצא לי להיתקל במקרים בהם התהליך הגיע לשלב חתימת החוזה – מחפש העבודה עבר את ראיון משאבי האנוש, את הראיון המקצועי, את המבחנים...נותר רק להחתים אותו על חוזה, ואז, איש משאבי האנוש דיבר עם אחד הממליצים וקיבל ממנו המלצה נוראית שגרמה לחברה לבטל את הכול. אחת הסיבות בעטיין דבר כזה מתרחש היא פערים בין מה שהמחפש העבודה חושב שיגיד עליו הממליץ, לבין מה שהממליץ אומר עליו בפועל. זה מחזיר אותי למה שכבר נכתב – מחפש העבודה חייב לבדוק מה בכוונתו של הממליץ להגיד עליו! לא להשאיר דברים ליד המקרה ולקוות שהכול יסתדר. לדבר עם הממליץ מראש, ולוודא שהוא זוכר אותך, זוכר אותך לחיוב, ומתכוון להעביר את המסר הזה גם בשיחת ההמלצה. אם נוצר הרושם שההמלצה הולכת להיות פושרת, במקרה הפחות טוב, או שלילית, במקרה הרע, לא לתת את שם הממליץ הזה! בחרו קולגה, מנהל עקיף, עובד בחיר באותה חברה, שימליץ עליכם".

שרון: "שוק ההייטק בישראל הוא נורא קטן. מספיק שבקורות החיים של מחפש העבודה מופיעה חברה שאחד המנהלים שלנו עבד בה, או שאחת מנשות משאבי האנוש מכירה אשת משאבי אנוש שעובדת שם. בצורה זו, אפשר לברר על מחפש העבודה ישירות, בלי להצטרך את רשימת הממליצים שלו. לרוב זה לא נעשה, כי מדובר בחוסר אתיקה מקצועי. אנחנו מעדיפים לדבר עם ממליצים, ולא להסתמך על קשרים אישיים, אבל אני מאמינה שיש מקומות בהם זה נעשה. צריך לזכור גם, שלשמוע מאשת משאבי אנוש או ממנכ"ל שאת מכירה אישית, שהעובד הזה לא משהו, זה הרבה יותר כבד-משקל מאשר שיחה עם ממליץ שלא מכירים, ולכן, חשוב מאוד לשמור על האתיקה המקצועית ולהימנע משיחות חולין שעשויות לפגוע במחפשי העבודה".

לפני שאני ממליץ, אפשר לשלוח קורות חיים?

החיים הם בלתי צפויים, מרתקים ומספקים הפתעות מדי פעם, כמו במקרה הבא, בו נתקלנו לפני מספר שנים. אפשר שהוא באמת חד פעמי, אבל שווה לספר אותו:

חיה בורנשטיין – מנכ"לית דיאלוג: "היה לנו מחפש עבודה, שכבר עמד לסיים תהליך מול החברה, ואז החברה המגייסת ביקשה ממליצים. המחפש נתן את שמו של הר"צ הנוכחי שלו כממליץ. החברה יצרה קשר עם הבחור, שגילה עניין לא מועט בפרטי המשרה עצמה, ולאחר שסיים לתת את המלצתו, ביקש לשלוח קורות חיים למשרה הזו. ראש הצוות התקבל לעבוד שם בסופו של דבר, וניתן רק לנחש שההמלצה שהוא נתן על מחפש העבודה שסמך עליו, לא היתה מעולה במיוחד".

המקרה הזה מאוד נדיר וסביר להניח שרוב האנשים יהיו אתיים מספיק בשביל שלא לעשות מעשה שכזה.

הוא היה עובד מעולה ואיש נפלא

שום כתבה על המלצות לא תהיה מושלמת באמת, בלי לשמוע את הצד של הממליץ. דיברנו עם, הדר נ., מנהלת משאבי אנוש בחברת הייטק העובדת עם דיאלוג.

האם תסכימי להמליץ על עובד? אם לא, מתי ולמה?
הדר: "כן, תמיד אסכים לענות לפניה של מעסיק לגבי עובד. אם מישהו שעבד תחתי ראה לנכון להכניס אותי לרשימה שלו, כנראה שהוא מעריך את דעתי ומאמין באובייקטיביות שלי מספיק, בשביל לסמוך שאתן עליו המלצה קונקרטית".

האם את נוטה לספר גם דברים פחות טובים?
הדר: "בשביל שאומר משהו לא טוב על עובד כזה, הוא צריך היה לעשות משהו מאוד קיצוני. הנטיה שלי, ואני מאמינה שזה נכון לגבי רוב האנשים שממליצים על עובדיהם, היא לא לקלקל, ויחד עם זה לענות בכנות. בשיחה כזו אני אשתדל למצוא מהן החוזקות של אותו העובד (למשל, הוא היה חרוץ, הוא היה מאורגן ומסודר...), ואלא אם אשאל לגבי חולשות ספציפיות, לא אעלה אותן מיוזמתי. שוב...כל עוד לא מדובר במשהו קיצוני שמחובתי לדבר עליו. מהסיבה הזו, אגב, כדאי לעובדים להודיע למנהל שהם נתנו את שמו – הרבה יותר קל לשאוב מידע פחות חיובי על מישהו, כשאת לא מוכנה לזה מראש, וכשלא היה לך זמן להיזכר בכל מה שהיה חיובי בעובד".

אז למעשה, אם לא ישאלו אותך שאלה מדויקת, יהיה קשה לדעת מהם הדברים השליליים בעובד?
הדר: "זה לא לגמרי מדויק. יש המון מסרים שמובעים בסב-טקסט. הם לא נאמרים במילים, הם נאמרים בטון הדיבור, או במילים שלא אמרת. אם מישהו יצלצל אלי וישאל אותי איך היית כעובד, ואני אגיד 'ניסיתי לעשות הכל כדי שהוא ישאר, היה תענוג לעבוד איתו', תשווה את זה לתשובה הבאה: 'הוא היה עובד טוב. הגיע תמיד בזמן. עשה את המוטל עליו...'. זה נכון שבשני המקרים מדובר בהמלצה חיובית, אבל הראשונה, בתוספת אינטונציה מאוד אימוציונאלית ולבבית, לעומת השניה, שהיא קורקטית, זה הבדל של שמים וארץ, וזה בהחלט נקלט בצד השני".

האם את שומרת על אובייקטיביות או שדעתך האישית על האדם תשפיע על המלצתך?
הדר: "המטרה היא תמיד לשמור על אובייקטיביות. אדם יכול להיות לא נעים, או לא נחמד, ועדיין עובד טוב. זה גם משתנה על פי התפקיד – אם מדובר בתפקיד סוליסטי, בו אין אינטראקציה חברתית, חשיבות היותו נחמד מתגמדת. לעומת זאת, אם מדובר בתפקיד שכלולה בו המון אינטראקציה חברתית, אי אפשר להפריד בין כישוריו החברתיים לכישוריו המקצועיים, וזה תמיד יעמוד לו לנגף בפני הצלחה בתפקיד".

כלומר, בשיחה את נותנת דגש שונה לפן הטכני והאישי, על פי התפקיד?
הדר: "בדיוק. אם התפקיד כלל עשייה טכנית יותר, אין טעם להתייחס לפן האישי בדקדקנות. אם, לעומת זאת, הפן האישי הוא חלק הכרחי במילוי התפקיד, אני אתייחס גם אליו. אם לא נאמר לי בתחילת השיחה באיזה תפקיד מדובר, אני שואלת. זה עוזר לחדד את ההמלצה".

האם דרך סיום העבודה של העובד תשפיע על המלצתך (עזיבה מכוערת, פיטורין...)?
הדר: "בוודאי שזה ישפיע. לעובד יש מעגל חיים בתוך החברה, שכולל את הכניסה שלו לעבודה – כמה זמן לקח לו להשתלב, כמה טוב הוא השתלב, את העבודה עצמה ולבסוף, את העזיבה. הרבה עובדים ששמים דגש על תחילת העבודה ומהלכה, עשויים לזלזל בעזיבה וחבל. אם מישהו לא טרח לספר שהוא עוזב, ועשה הכל בהחבא ובחתרנות, לא נשאר מספיק זמן בשביל לחפוף את המחליף, גרם לנזקים מעשיים, או הפסיק לתת 100% מעצמו בגלל שהוא הרגיש את הסוף, לכל הדברים האלו יש יכולת מצערת להרוס שנים של עבודה מעולה וחבל. זה גורם להשארת טעם מר בפה".

וזה מה שיש לחבר'ה בפורום "עבודה בהייטק" בתפוז להגיד על הנושא

אל תזלזלו, אל תקלקלו

גם אם פוטרתם ממקום עבודה, אין זה סוף העולם. כנראה שרוב הממליצים ידעו להפריד בין נסיבות הסיום, לבין העבודה שנתתם לכל אורך הדרך. אל תזלזלו ברשימת הממליצים, בחרו אותם בקפידה, וצלצלו לכל ממליץ וממליץ על מנת לוודא שהם זוכרים אתכם, וזוכרים לטובה. אם מישהו צלצל אליכם לבקש המלצה, אל תקלקלו – בדקו באיזו משרה מדובר, ונסו לחשוב על היתרונות שהיו לעובד הזה, בהקשר למשרה.